Prozesse statt Tools - Ein Einblick in die Hintergründe

Momentaufnahme 1:
Die Tools kommen beim Mandanten zum Einsatz.

Momentaufnahme 2:
Die Tools kommen in der Steuerkanzlei zum Einsatz.

Momentaufnahme 3:
Die Tools kommen beim Mandanten und in der Steuerkanzlei zum Einsatz.

Ist in allen drei Momentaufnahmen kein durchgängiger Gesamtprozesse definiert, erhöht sich die Gefahr, dass Fehler auftreten. Beispiele hierfür sind: Unvollständig Daten oder im schlimmsten Fall Buchungen, die nicht korrekt sind. Es entsteht wortwörtlich eine Art Brandschutzmauer in beide Richtungen zwischen Mandant und Kanzlei. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand. Durch den Fachkräftemangel schrumpft die verfügbare Zeit für Kontrolle und Qualitätssicherung signifikant. Zudem werden die Daten aus Vorsystemen immer „schmutziger“. Das bedeutet beispielsweise, dass unangekündigt neue Gebühren eingeführt werden oder der Aufbau der Datei angepasst wird. Außerdem liegt eine mögliche Fehlerquelle darin, dass Software im Hintergrund aktualisiert wird und durch fehlende Benachrichtigungen die Transparenz fehlt.

Solche Fehler können schwerwiegende Konsequenzen haben, von Steuerverkürzung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen wie Haftung oder sogar Strafverfolgung. Fehlerhafte oder nicht existente Prozesse in Kombination mit einer übermäßigen Abhängigkeit von Tools können demnach sogar existenzbedrohend sein.

Mit einen Gesamtprozess die Chance zur Verbesserung nutzen

Bevor wir darauf eingehen, wie ein funktionierender Gesamtprozess aufgebaut wird, schauen wir uns in aller Kürze die Definition eines Prozesses an.

Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder aber allererst transportiert.

Gabler Wirtschaftslexikon

Das entscheidende Wort findet sich in dieser Definition im ersten Satz – die Gesamtheit. Im Falle der Buchhaltung bedeutet dies, bei dem Ursprung der Rohdaten zu beginnen und von dort an den Gesamtprozess zu definieren.

Schritt für Schritt einen Gesamtprozess definieren:

Zu Beginn wird der gewünschte Prozess klar formuliert. Anschließend werden die einzelnen Prozessschritte definiert und Interne Verprobungs- und Kontrollsysteme integriert. In der Gesamtheit betrachtet, können Fehler systematisch aufgedeckt werden und es findet eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses statt. Des Weiteren erfüllt der Gesamtprozess die GoBD in Zusammenhang mit Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit den §146 der Abgabenordnung.

Funktionierender Gesamtprozess! Aber wie?

Anhand von einem Onlinehändler lässt sich sehr gut ein funktionierender Gesamtprozess skizzieren.

Die Definition des Prozesses lautet „Ausgangsrechnungsdaten aus einem beliebigen ERP-System in eine Finanzbuchhaltung zu übertragen“. Nachdem ggf. aus der SuSa die Arten der Geschäftsvorfälle ermittelt worden sind, erfolgt auf deren Basis die Einrichtung der Buchhaltungsschnittstelle des ERP-Systems. Ist die Einrichtung abgeschlossen, wird ein Test der monatlichen Geschäftsvorfälle durchgeführt und es werden die übermittelten Daten kontrolliert. Abschließend findet über das Rechnungsausgangsbuch eine Verprobung der Daten statt.

Durch diesen beispielhaften Gesamtprozess ergibt sich für Mandant und Steuerkanzlei ein dreifacher Mehrwert.

1. Erfüllung der Abgabenordnung
2. Tax Compliance durch die Prozess-Dokumentation
3. Entlastung des Fachpersonals durch einen delegierbaren Prozess

Das richtige Tool, die richtige Automatisierungs-Software finden

Vielleicht wurde es schon bemerkt. In der Prozessdefinition und in dem Beispiel war an keiner Stelle von einem Tool oder einer Automatisierungs-Software die Rede. Das hat einen bestimmten Grund, denn die Auswahl findet erst nach der Prozessdefinition statt. In diesem Auswahlverfahren werden mehrere Lösungen entsprechend einem Kriterienkatalog ausgewählt, getestet, miteinander verglichen und abschließend geprüft, ob die Anforderungen, die sich durch Gesamtprozess ergeben, erfüllt werden. Erst danach wird das passende Tool oder die Automatisierung-Software ausgewählt und in den Gesamtprozess integriert.

Innerhalb des Auswahlverfahrens ist es wichtig, dass die nachfolgenden Fragen fundiert beantwortet werden können.

1. Was ist die zugesicherte Leistung?
2. Wie sieht die Exitstrategie bei Insolvenz aus?
3. Wo werden steuerlich relevante Daten aufbewahrt?
4. Gibt es eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung?
5. Ist die Buchungs-/Verarbeitungslogik dokumentiert und wird sie selbst verstanden?

Können diese Fragen durch den Hersteller/Anbieter entsprechend der definierten Anforderungen beantwortet werden, besteht nicht nur Transparenz, sondern es ergibt sich eine Grundsicherheit bei der Arbeit mit dem passenden Tool.

Fazit

Tools sind hilfreiche Unterstützungen, aber ein gut durchdachter Gesamtprozess ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und eine verantwortungsvolle Buchführung gewährleisten zu können. Wir sollten uns demnach nicht ausschließlich auf Tools verlassen, sondern das Problem verstehen, einen Gesamtprozess definieren, eine passende Lösung finden und diesen Workflow kontinuierlich verbessern. Echte Prozesse sorgen für Sicherheit, steigern die Qualität der Arbeitsergebnisse und sie wirken einer Sache entgegen, die momentan vielen Kanzleien die größte Sorge bereiten. Dem Fachkräftemangel.