330 Mitarbeitende, das ergibt rund 1.300 Lohnbuchungen – und das bedeutet jeden Monat anderthalb Tage Arbeit für die Buchhalterin. So oder so ähnlich funktioniert Lohnabrechnung aktuell in vielen Unternehmen. Dass das Ganze auch in 47 Sekunden geht, ist dagegen ein Novum. Exakt so lange dauert es nämlich, die Lohnbuchungen inklusive Download in einem automatisierten Verfahren zu erzeugen. Spielt man die Daten nach Datev Lodas ein, dauert der gesamte Vorgang weniger als eine Stunde.
Was nach Quick-and-Dirty klingt, ist in Wirklichkeit das genaue Gegenteil: Dank des automatisierten Datenflusses sinkt die Qualität der Abrechnung nicht etwa, sondern verbessert sich sogar deutlich, da Übertragungsfehler ausgeschlossen sind. Wie funktioniert die automatisierte Lohnabrechnung nun? Woher kommen die Daten? Was macht das Lohnprogramm? Und wie ist die Kontrolle gewährleistet?

Ein wichtiger Ausgangspunkt für die Daten, die das Lohnbuchhaltungsprogramm später automatisiert verarbeitet, können elektronische Zeiterfassungssystem sein. Viele Unternehmen setzen bereits ein solches ein, sukzessive wird dies in den kommenden Jahren aus arbeitsrechtlichen Gründen zur Pflicht für Firmen aller Größenklassen mit mehr als zehn Mitarbeitenden. Der klassische Papierstundenzettel findet sich laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom übrigens in weniger als zehn Prozent der Unternehmen.
Dieselbe Umfrage ergab, dass unter den Unternehmen, die die Arbeitszeit bereits erfassen, die meisten ein elektronisches System einsetzen, das am Computer (28 Prozent) oder per Smartphone-App (17 Prozent) bedient wird. Ein Viertel der Unternehmen (25 Prozent) setzt auf Stempel- oder Stechuhr, je ein Fünftel auf ein stationäres Zeiterfassungssystem, das mittels Karte, Chip, Transponder oder Fingerabdruck bedient wird (22 Prozent) oder Excel-Tabellen (20 Prozent).

In all diesen Systemen fallen Daten an, die gebündelt als Strom in die Lohnabrechnung einfließen könnten – denn oftmals tun sie dies tatsächlich noch nicht, sondern werden buchstäblich vom einen System abgelesen und ins andere eingetippt. Dass dies kein effizienter Prozess ist, versteht sich von selbst. Manche Zeiterfassungssysteme bieten schlicht keine direkte Schnittstelle oder ein entsprechendes Exportformat für die Lohnbuchhaltungssoftware, und selbst wenn doch, fehlen häufig Informationen wie zum Beispiel Prämien oder Fahrgeld.

Bleibt man beim automatisierten Prozess, so ist tatsächlich allein die Datenqualität der Ausgangsdaten entscheidend. Deshalb ist es besonders smart, wenn die gewählte Lösung Zeiterfassungs- und Personaldaten miteinander verknüpft. Doch auch ohne originär elektronisch Zeiterfassung kann Lohnabrechnung automatisiert funktionieren – und zwar mit dem Lohnkonverter von dekodi: Das Unternehmen aus dem Beispiel verwendet etwa bereits vom Mandanten ausgefüllte Excel-Tabellen, deren Bewegungsdaten sie ins System einspielt. Außerdem dokumentiert die eingesetzte Automatisierungslösung den gesamten Vorgang mittels GoBD-Verarbeitungsprotokoll. Die spätere Kontrolle entfällt fast vollständig, weil der Verarbeitung medienbruchfrei erfolgt – der Mensch wird als Fehlerquelle minimiert.

Letzteres ist nicht unerheblich, denn die Lohnabrechnung unterliegt einer Fülle von Einzelnormen und Reglementierungen, oftmals noch branchenspezifisch, die selbst für Fachkräfte nur schwer zu überblicken sind. Es kommt daher für eine rechtssichere Lohnabrechnung entscheidend darauf an, dass die Systeme quasi eine eingebaute Compliance haben und selbsttätig für eine Validierung der Abrechnung sorgen.
Moderne Systeme leisten dies – allerdings nur dann, wenn sie richtig konfiguriert sind und sauber am Prozess entlang ausgerichtet wurden. Letzteres ist wiederum der kritische Erfolgsfaktor, um aus dem Automatisierungsbestreben überhaupt reale Effizienzgewinne bei der Lohnabrechnung zu erzielen. Häufig wird aber genau dies übersehen, und bei der Auswahl einer Lösung liegt der Fokus auf den ganz unmittelbaren Kosten für die Lohnsoftware, anstatt die Gesamtkosten im Laufe der Zeit in den Blick zu nehmen. Diese Fokussierung auf kurzfristige Kosten sorgt in vielen Fällen dazu, dass deshalb nicht das gesamte Automatisierungspotenzial ausgeschöpft wird.

Es ist daher für den langfristigen Erfolg unerlässlich, immer die Gesamtkosten auf einen längeren Zeitraum zu betrachten und unmittelbare Kosten eher kritisch zu hinterfragen. Es gilt, die Total Cost of Ownership der Automatisierung zu berücksichtigen, die langfristig zu deutlich niedrigeren Kosten führen. Lohnbüros und Steuerberatungskanzleien, die dies erkannt haben und entsprechend handeln, können zum Beispiel nicht nur ihre Abläufe optimieren, sondern auch ihre Leistungsfähigkeit gerade auch im Hinblick auf den Fachkräftemangel stärken.

Die Entscheidung zur Automatisierung von Lohnbewegungsdaten verspricht eine Vielzahl von Vorteilen:

Effizienzsteigerung: Durch die Reduzierung manueller Aufgaben werden nicht nur Zeitersparnisse erzielt, sondern auch der Kontrollaufwand minimiert.

Genauigkeit und Compliance: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Kostenersparnis: Aus der Effizienzsteigerung und der Reduzierung von Fehlern in der Gehaltsabrechnung ergibt sich eine deutliche Kosteneinsparung.

Skalierbarkeit: Mit den selben Ressourcen kann deutlich mehr erreicht werden (so sind auch größere Lohnmandate gut zu bewältigen).

Der dekodi Lohnkonverter bietet eine effiziente Lösung für die Lohnbuchhaltung von Steuerkanzleien und Unternehmen, indem er bis zu 95 % Zeitersparnis ermöglicht. Der webbasierte Lohnkonverter automatisiert den Prozess der Umwandlung von Lohnbewegungsdaten aus Excel-Tabellen in die entsprechende Übergabedatei für Lohnsysteme wie Datev Lodas, Datev Lohn und Gehalt, SBS Lohn oder Addison. Die flexible Anwendung des Konverters ermöglicht die Verarbeitung unterschiedlichster Tabellenkonstellationen, ist kalendariumsfähig und unterstützt Kostenstellen sowie Kostenträger.

Durch die Erfassung der Arbeitszeiten in Excel und Übertragung an die Steuerkanzlei vermeiden Nutzer doppelte Arbeit und Tippfehler, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Der dekodi Online-Lohnkonverter bietet zahlreiche Vorteile, darunter die webbasierte Nutzung von verschiedenen Standorten, schnelle Umwandlung in wenigen Sekunden, offizielle Sicherheitszertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), simultanes Konvertieren mehrerer Tabellenblätter und eine einmalige Einarbeitungszeit von nur ca. 60 Minuten. Damit ermöglicht das Payroll-Tool eine effiziente, sichere und zeitsparende Lohnbuchhaltung im Bereich Lohnbewegungsdaten.