In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was sie bei der Buchhaltung und Verwendung von PayPal im E-Commerce beachten müssen.
Die Buchhaltung eines Onlinehandels-Unternehmens ist kein Leichtes, dass lässt sich allein an den hohen Belegvolumina erkennen. Die meisten E-Commerce-Händler haben mehrere Tausend Verkäufe im Monat, die jeweils aus mindestens einer Rechnung und einer Zahlung bestehen. Typisch für den Onlinehandel erfolgt die Bezahlung vor dem Erstellen der Rechnung. Dadurch ist zum Zeitpunkt des Geldeingangs keine Rechnung in der Buchhaltung eingebucht, gegen die der Zahlungseingang gebucht werden kann.
Durch heutige Online-Zahlungsanbieter ist es möglich, in Echtzeit zu bezahlen. Das ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden von Vorteil, da bereits unmittelbar nach dem Bestellvorgang die Ware kommissioniert und versendet werden kann. Einer der gängigsten Online-Zahlungsanbieter ist PayPal. Mit dem erweiterten Service „PayPal Checkout“ erreichen die Händler außerdem noch Kunden, die über kein PayPal-Konto verfügen – sie können per Kreditkarte oder auf Rechnung zahlen. Die Abwicklung der Zahlung erfolgt bequem über das PayPal-Konto des Händlers. Um einen PayPal-Zahlungsbeleg zu verbuchen, bedarf es einiges an Hintergrundwissen. Unser Blogbeitrag bringt hier Licht ins Dunkel.
1. Was ist der buchhalterisch richtige Beleg?
In der Buchhaltung ist es entscheidend, den Originalbeleg für die Verbuchung der Zahlungen über PayPal heranzuziehen. Daher beginnt der Weg zu einer korrekten Buchhaltung bereits mit der Wahl der Datei, die als Grundlage für die Buchhaltung genutzt wird.
Einnahmen-Überschuss-Rechner, wie beispielsweise kleine Gewerbetreibende, ziehen für die Gewinnermittlung den Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben heran. In diesem Fall ist es ausreichend, die Finanzübersicht von PayPal als Buchungsbeleg zu nutzen.
Diesen findet man aktuell im PayPal-Händlerkonto unter Berichte -> Kontoberichte -> Finanzübersicht. Dieser Bericht enthält die nötigsten Informationen wie den Anfangs- und Endbestand für einen frei wählbaren Zeitraum (i. d. R. ein Monat) sowie Summen über Zahlungsein- und Ausgänge oder gebildete Reserven durch PayPal.
Im Gegensatz zum bilanzierungspflichtigen Unternehmen darf der Einnahme-Überschussrechner nur Summen verbuchen (wie sich die Summe zusammensetzt, muss nicht in der Finanzbuchhaltung nachgewiesen werden).
Für bilanzierungspflichtige Unternehmer, die eine doppelte Buchführung erstellen müssen, reicht die Finanzübersicht nicht mehr aus (sie ist als Buchungsbeleg sogar unzulässig!). Hier muss der sogenannte Aktivitätenbericht für die Verbuchung verwendet werden. Der Aktivitätenbericht enthält jede einzelne Transaktion mit einer eindeutig generierten Transaktionsnummer sowie Details wie den Namen des Zahlenden. Diesen erhält man im PayPal-Händlerkonto unter Berichte -> Aktivitäten. Auch der Zeitraum kann hier wieder frei gewählt werden.
Doch Vorsicht: Neben dem Format und dem Zeitraum für diese Datei muss der Transaktionstyp ausgewählt werden, der den Inhalt der Datei bestimmt.
Wählt man den Typ „Alle Transaktionen“ aus, erhält man neben den Kundenzahlungen auch nicht-saldenwirksame Transaktionen, wie zur Prüfung einbehaltene Zahlungen, die i. d. R. nicht gebucht werden müssen. Daher ist der Transaktionstyp „guthabenrelevante Transaktionen“ das Mittel der Wahl für die Buchhaltung.
Erwartet man in diesem nun lediglich die Geldeingänge sowie Geldausgänge, wird man jedoch enttäuscht. Auch hier finden sich weitere Transaktionstypen wie bspw. Einbehaltungen oder ggf. Tilgungen des PayPal-Businesskredits, die das zur Verfügung stehende Guthaben beeinflussen und somit auch in der Buchhaltung berücksichtigt werden müssen. Sie sollten auf separate Konten gebucht werden, um diese Vorgänge in der Finanzbuchhaltung überwachen zu können.
2. Transaktions- und Zahlungszuordnung
Da viele Kunden bei der Bestellung eine andere E-Mail-Adresse angeben als die, die mit ihrem PayPal-Konto verknüpft ist, sollte eine E-Mail-Adresse nicht vorrangig für die Zuordnung der Zahlung zu einer Rechnung verwendet werden. Auch der Name des Kunden ist nicht geeignet, da nicht selten Besteller und Zahler zwei unterschiedliche Personen sind.
Aus diesen Gründen ist der PayPal-Transaktionscode für die Zuordnung der einzelnen Transaktionen die sicherste Wahl. Im Umkehrschluss zieht die Zuordnung mithilfe des Transaktionscodes die wenigste Nachbearbeitung nach sich.
Die Zuordnung ist auch über interne Bestell- und Order IDs möglich, die im Transaktionsbericht von PayPal leider nicht immer vorhanden sind.
Hinweis: Ein bereits gegen PayPal erfolgter Zahlungsabgleich in einem Warenwirtschaftssystem oder Multichannel-System (wie beispielsweise Plentymarkets, JTL, tricoma oder Shopware) stellt keinen Originalbeleg dar und kann lediglich zur Unterstützung herangezogen werden. Schließlich bleiben bei einem Zahlungsabgleich wichtige saldenrelevante Transaktionen wie Gebühren, Käuferkonflikte oder Einbehalte durch PayPal unberücksichtigt.
Verbuchung der PayPal-Transaktionen
Die Zahlung des Kunden wird gegen das Debitorenkonto auf ein Bankkonto gebucht, da PayPal eine Banklizenz besitzt und ein Währungsbestand auf dem Konto geführt wird. Dementsprechend sind auch die transaktionsbasierten Gebühren als Bankgebühr (z. B. Nebenkosten des Geldverkehrs) zu buchen. Im Aktivitätenbericht findet man zu jeder Zahlung den Brutto-, Netto- sowie den Gebührenbetrag. Zudem ist der Saldo des Kontos vor und nach einer Zahlung angegeben.
Hinweis: Dieser Saldo sollte stets Zeile für Zeile nachgerechnet werden, da sich mitunter Differenzen im fortgeführten Saldo finden können. Weiterhin kann es durchaus vorkommen, dass das entsprechende Feld im PayPal-Bericht leer bleibt, was bei einer automatischen Verarbeitung der Datei durch ein Fremdsystem aufgefangen werden muss.
3. PayPal Fremdwährungen und Ihre Möglichkeiten
Unternehmen, die das Zahlungstool von PayPal in ihrem E-Commerce Unternehmen nutzen und im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, werden immer wieder mit Fremdwährungen konfrontiert. Beträge, die in Fremdwährungen als Zahlung eingehen, können je nach PayPal-Kontostellung direkt beim Empfang der Zahlung in Euro umgerechnet werden. Oder sie werden zunächst auf ein Fremdwährungskonto bei PayPal hinterlegt und bei Auszahlung des Geldes auf ein hinterlegtes Bankkonto umgerechnet. Je nach Wechselkurs können beide Varianten Vor- und Nachteile mit sich bringen. In einem gewissen Rahmen und je nach Umfang kann dies zur Wechselkurssicherung dienen.
Unter Mein Konto > Mein Profil > Verkäufer/Händler > Zahlung sperren/aktualisieren können Sie die jeweils von Ihnen gewünschten Einstellung bezüglich des Empfangs von Fremdwährungen vornehmen.
Sofortiger Währungstausch
In diesem Fall findet man zu jeder Kundenzahlung insgesamt drei Transaktionen im Transaktionsbericht:
- Kundenzahlung in Fremdwährung
- Währungstausch (Abbuchung der Fremdwährung)
- Währungstausch (Einbuchung der Währung Euro)
Da diese Transaktionen auch mit einem entsprechenden Saldo aufgeführt werden, müssen ALLE Transaktionen in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
Hinweis: Der Wechselkurs für die Verbuchung der Zahlung ergibt sich aus dem Rechnungsbetrag in Euro und dem Zahlungsbetrag in Fremdwährung. Eine Software kann hier sogar versteckte Wechselkursgebühren errechnen. Der Bundesbank-Wechselkurs sollte hier dennoch Anwendung finden, um evtl. vorhandene Über- oder Unterzahlungen aufzudecken.
Beispiel: Eine Rechnung über 108,21€ wird von einem australischen Kunden per PayPal bezahlt. Überwiesen werden 155,84 (brutto) AUD. PayPal behält von dieser Transaktion 7,31 AUD als Gebühr ein und wechselt den verbleibenden Betrag von 148,53 AUD in 100,21€ um. Somit erfolgt der Währungstausch NACH der Bezahlung des offenen Postens.
Der Wechselkurs, der für die Bezahlung des offenen Postens anzuwenden ist, errechnet sich wie folgt: 155,84 AUD : 108,21 € = 1,440163 AUD.
Um die versteckten Wechselgebühren zu ermitteln, werden die einbehaltenen Gebühren i.H.v. 7,31 AUD mit dem errechneten Wechselkurs in € umgerechnet. 7,31 AUD : 1,440163 = 5,08 €
Somit ist die versteckte Wechselkursgebühr 108,21 € - 5,08 € - 100,21 € = 2,92 €
Währungstausch „getriggert“
Entscheidet sich der Händler gegen einen automatischen Währungstausch, wird ein Bestand an Fremdwährung(-en) in seinem PayPal-Konto aufgebaut. Der Händler kann diesen Bestand sowohl am Saldo im Aktivitätenbericht also auch in der Finanzübersicht ablesen und den Zeitpunkt des Währungstausches frei wählen.
Hinweis: Für jede Währung wird eine eigene Finanzübersicht von PayPal bereitgestellt und sollte stets für die Verprobung der Fremdwährungssalden herangezogen werden!
Bezahlung in Fremdwährung
Möchte der Händler etwas mit seinem PayPal-Konto in Fremdwährung bezahlen, kann er dies ebenfalls tun. Hier kann er entweder einen Währungstausch veranlassen (zu einem nicht günstigen Wechselkurs) oder auf seinen Bestand an Fremdwährung zurückgreifen – was kurstechnisch günstiger ausfällt.
Berücksichtigt man die Tatsache, dass es auch bei Fremdwährungszahlungen zu Einbehaltungen und Differenzen innerhalb einer Datei kommen kann, erkennt man die Komplexität, die der Buchhaltung abverlangt wird.
4. Sonderfall Goods & Services Tax (GST) bei Verkauf nach Australien
Seit geraumer Zeit erhalten wir von unseren Kunden die Rückmeldung, dass PayPal ihr Konto mit der “Zahlung von Importsteuer” bzw. in Form einer “Von Partner eingezogenen Steuer” belastet.
Hierbei handelt es sich im Falle vom Verkaufsland Australien um die GST (Goods & Service Tax). Diese Steuer (aktuell sind es 10 % der Transaktionssumme) wird fällig, wenn ein Händler mit Sitz im Inland Ware nach Australien verkauft. Bei einem Verkauf über den Marktplatz Ebay und der Zahlung über PayPal übernimmt PayPal als Zahlungsdienstleister die Abführung dieser Steuer und weist diesen Betrag in dem Aktivitätenbericht des Händlers aus.
Eine Liste der ausgenommenen Produkte findet sich auf der Seite des Australian Taxation Office (ATO). Der Vorgang bezieht sich nur auf Produkte mit einem Schwellenwert von 1.000 AUD. Darüber hinaus wird die Steuer bei Einfuhr im Rahmen der Zollabwicklung erhoben.
5. Archivierungspflicht
Zu guter Letzt erfolgt hier noch der Hinweis, dass seitens PayPal bestimmte Berichte nur für einen Zeitraum von zwei Jahren bereitgestellt werden. Die an die handelsrechtlichen Fristen angelehnten Aufbewahrungsfristen des Steuerrechts sollten berücksichtigt werden. Sichern und archivieren Sie alle Dateien stets sofort nach der Bereitstellung am besten revisionssicher und digital. Die aktuelle Fassung des HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen findet sich hier.
6. Fazit
Es zeigt sich, dass die manuelle Verbuchung von PayPal-Kontoauszügen aufgrund der vielen Sonderfälle und der versteckten Kursumrechnungen sehr komplex ist. Es gibt für die Verarbeitung der PayPal-Kontoauszüge allerdings mehrere Anbieter für entsprechende Software. Entscheidend ist hier nicht der Preis der Software, sondern deren Nutzen im Hinblick auf betriebswirtschaftliche Auswertung und deren zuverlässige Zuordnung.
PayPal Buchhaltung mit Nexus von dekodi automatisieren
Die Verbuchung von PayPal Transaktionen ihres E-Commerce Handels ist zeitaufwendig in der Buchhaltung. Um Ihren Arbeitsaufwand zu reduzieren, können Sie mithilfe der E-Commerce Software Nexus von dekodi PayPal Transaktionen automatisiert den entsprechenden Ausgangsrechnungen zuordnen und der Finanzbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater übergeben.
Eine ausführliche bebilderte Anleitung, wie Sie den PayPal-Kontobericht herunterladen können, finden Sie in unserem Datenbereitstellungshandbuch.
Anmerkung d. Redaktion: Wir empfehlen Ihnen, sich mit Fragen hinsichtlich Ihrer steuerlichen Pflichten stets an einen Steuerberater zu wenden.
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