Wenn der Betriebsprüfer 2x klingelt – interne Kontrollsysteme (nicht nur) für Onlinehändler

E-Commerce wird immer professioneller – und weckt dadurch natürlich auch das Interesse von Betriebsprüfern. Auf der einen Seite freut sich der Onlinehändler über steigende Umsätze und auf der anderen Seite sieht das Finanzamt die Umsatzsteuer in Gefahr. Der Grund ist relativ einfach. Mit wachsendem Business wird auch die Buchhaltung komplexer. Zahlungen und Belege können nicht mehr manuell kontrolliert werden und es entwickeln sich systemische Fehler, die zu spät auffallen. Kommt es dann zu einer Betriebsprüfung, kann es zum Worst-Case-Szenario kommen und die komplette Buchhaltung verworfen werden und es zu einer Zuschätzung kommen. Doch dieses Szenario lässt sich durch eine professionelle Gestaltung der Prozesse rund um die Vor- und Zielsysteme vermeiden und eine BP-sichere Buchhaltung erreicht werden.

Definition interne Kontrollsysteme (IKS)

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat eine Unternehmung Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Diese Maßnahmen können einerseits mittels einer internen Revision prozessunabhängig als retrospektive Kontrolle und andererseits prozessabhängig durch präventive Regeln durchgeführt werden.

Komponenten des internen Kontrollsystems

Ein internes Kontrollsystem besteht grundsätzlich aus zwei Komponenten. Dem internen Steuerungssystem, wo Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten definiert werden. Mit der zweiten Komponente, dem internen Überwachungssystem, wird Einhaltung der Regelungen kontrolliert.

Interne Kontrollsysteme in der Buchhaltung

Nicht nur in der Unternehmensführung finden interne Kontrollsysteme Verwendung. Auch in der Buchhaltung ist der Einsatz empfehlenswert. Dabei umfasst ein IKS in der Buchhaltung alle Auswertungen und Prozesse, die die Vollständigkeit und Sicherheit der Buchhaltung permanent überprüfen und dokumentieren.

Dies kann in 5 Vorgehen unterteilt werden:

1. Relevante Prozesse ermitteln und erfassen
   
   
2. Anforderungen an die Buchhaltung berücksichtigen
   • Chronologische und vollständige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
   • Korrekte Belegerstellung
   • Keine Buchung ohne Beleg → „echte“ OP-Buchhaltung
   • Buchhaltung muss für sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein
   • Lückenlose Verfolgung: Progressive und retrograde Prüfung
     
     
3. Fehler/Risiken identifizieren (permanente Kontrolle)
   • Mittels summarische Verprobung und Verprobung auf Vollständigkeit
   • Fehlerhafte Erstellung der Rechnungen
   • Programmierfehler in den Vorsystemen
   • Falsche Konfiguration der Schnittstellen
   • Bedienungsfehler durch Mitarbeitende
     
     
4. GoBD-Verfahrensdokumentation
   • Dient zur Wissensspeicherung
   • Beinhaltet die allgemeine Beschreibung des IKS
   • Umfasst die Anwender- und Technische Dokumentation
     
     
5. Dokumente archivieren
   • Revisionssichere Speicherung der Belege
   • API-Nutzung: Speicherung der Original-Belege und Kontoauszüge

Angriffspunkte bei der Betriebsprüfung

Findet eine Betriebsprüfung statt, wird im ersten Schritt mithilfe von Software-Programmen eine erste Analyse vorgenommen und die Buchführung geprüft. Dies ist auch der erste Angriffspunkt. Kommt es hier zu Auffälligkeiten, geht der Prüfer retrograd vor und beleuchtet zwischengeschaltete Systeme, Vorsysteme und externe Dienstleister. Im Rahmen der gesamten Prüfung werden immer wieder Unterlagen (z. B. Belege, Dokumentationen) angefordert, wo das Unternehmen um Auskunft gebeten wird.

Was bewirkt ein IKS?

1. Deckt Fehler in Systemen und Prozessen auf
2. Erleichtert die Delegation der IKS-Aufgaben an Mitarbeitende
3. Verbessert die Kommunikation mit dem Betriebsprüfer
4. Unterstützt die Führung einer GoBD-Verfahrensdokumentation
5. Senkt die Total Cost of Ownership

Tipps für die Praxis

1. Qualifiziertes Personal ist das beste IKS!
2. Sind Sie unsicher oder das Personal fehlt?
   Holen Sie sich Unterstützung durch eine externe Beratung!
3. Überwachen Sie definierte Kennzahlen kontinuierlich,
   zum Beispiel per BI-Dashboard
4. Nutzen Sie für sich und Ihre Mitarbeitenden Fortbildungen
   (z. B. Buchhaltroniker®, IHK etc.)

Tiefergehende und vielen Praxistipps angereicherte Informationen rund um interne Kontrollsysteme (IKS) erhalten Sie auch in der Aufzeichnung von unserem Webinar vom 02.06.2022.