Teil 2 von 2 – Buchhaltung für Onlinehändler

Wer A wie Amazon sagt, muss auch B wie Buchhaltung sagen
Oder: Wie Sie Ihre Buchhaltung mit Köpfchen und System aufbauen.

Im ersten Teil unseres Blogs haben wir festgestellt, dass Onlinehandel ohne Buchhaltung nicht funktioniert. Und dass eine rechtssichere Buchhaltung beinahe zwingend einen Steuerberater erfordert. Doch haben Sie erst einmal Ihren Experten für die digitale Welt des E-Commerce gefunden, erledigt sich die Pflichtarbeit fast von selbst. Vorausgesetzt, die Verteilung der Aufgaben ist klar definiert – und Sie verfügen über die passenden Systeme. Diese müssen Sie dann nur noch richtig bedienen. Worauf es dabei ankommt, erklären wir Ihnen in diesem Teil.

Teil 2:

Buchhaltung mit Köpfchen und System

Etwas überspitzt gesagt, erkennen Sie das richtige System daran, dass es zu Ihnen passt, oder es sich zumindest auf Ihre Bedürfnisse als Onlinehändler einstellen lässt. Dabei muss die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zwangsläufig und selbstverständlich sein.

Nehmen wir zum Beispiel die Software, die Ihre Rechnungen erstellt: Zum einen sollte sie natürlich einfach zu bedienen sein und mit dem Erfolg Ihres E-Commerce mitwachsen können – Stichwort Skalierbarkeit. Zum anderen dürfen die Belege aber auf keinen Fall im Nachhinein veränderbar sein. Ansonsten drohen ernsthafte Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Zu guter Letzt sollte sich Ihr rechnungsschreibendes System über entsprechende Schnittstellen mit allen Programmen verbinden lassen, aus denen es seine Daten bezieht und an die es Ihre Rechnungen weiterleitet.

Die Konfiguration Ihrer Software und die Einrichtung der entsprechenden Schnittstellen ist jedoch deutlich anspruchsvoller als zum Beispiel die Installation eines Drucker-Treibers. Wir empfehlen unseren Kunden daher immer, sich hierfür einen professionellen Partner ins Boot zu holen, der die Implementierung begleitet und die notwendigen Anpassungen vornimmt.

Online-Handel: Grenzenlos, aber mit strengen Regeln

Auch ein modernes Warenwirtschaftssystem bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. So kann selbst das Layout der Belege durch den Benutzer angepasst werden. Doch nicht alles, was technisch machbar ist, ist auch rechtlich erlaubt. Ihrer Kreativität wird durch das Umsatzsteuergesetz (UStG) auch im Onlinehandel enge Grenzen gesetzt.

Apropos Grenzen: Sobald Sie an Privatkunden ins Ausland liefern, müssen sogenannte Lieferschwellen beachtet werden. Ihr System sollte daher in der Lage sein, Ihnen eine Auswertungsmöglichkeit für die Überwachung dieser Schwellenwerte bereitzustellen. Besteht eine Steuerpflicht in einem EU-Ausland, muss diese natürlich auch bei den Steuersätzen der entsprechenden Rechnungen berücksichtigt werden.

Und damit noch nicht genug: Spielen Sie als Amazon-Händler mit dem Gedanken, den paneuropäischen Versand durch Amazon zu aktivieren, müssen Sie sich in den entsprechenden Ländern bei den Finanzbehörden registrieren und dort Umsatzsteuer abführen. Das bedeutet auch, dass Sie das Layout Ihrer Rechnungen anpassen müssen – vorausgesetzt, Ihr Warenwirtschaftssystem unterstützt den Pan-EU-Versand von Amazon. Sprechen Sie also auf jeden Fall vorher mit Ihrem Steuerberater – ggf. sogar mit Sitz im entsprechenden Land – und lassen Sie sich über die Konsequenzen beraten. Ansonsten drohen Ihnen hohe Strafen und zusätzlicher Aufwand bei der Korrektur von Belegen.

Konverter – Verwandeln Sie Bürozeit in Selling-Time

Aber zurück zu den Schnittstellen: In der Regel erlauben die Systeme zwar die Übergabe von Buchungssätzen für Ausgangsrechnungen, jedoch ohne eine Zahlinformation. Dies hat leider zur Folge, dass die Zahlungseingänge mühselig von Hand gebucht werden müssen. Doch kein Grund zur Panik! Es gibt eine digitale Lösung für den gequälten Onlinehändler – der sogenannte Konverter.

Konverter erstellen vollautomatisch die entsprechenden Buchungen für Ihre Ausgangsrechnungen und ordnen diesen die eingegangenen Zahlungen zu. Nach der Verarbeitung aller Daten erzeugen sie zudem eine Datev-Datei aller Buchungssätze und übergeben sie digital an die angeschlossene Finanzbuchhaltung (FiBu).

Das hat für Sie einen doppelten Vorteil: Zum einen profitieren Sie von einer deutlichen Zeitersparnis, da die händische Arbeit auf ein Minimum reduziert wird. Zum anderen übernimmt der Konverter die stupiden Fleißaufgaben, die ansonsten die Kreativität in Ihrem Onlinehandel hemmen.

Verkaufen ist gut, Verkaufen mit Kontrolle ist besser

Doch das ist noch längst nicht alles. Ein intelligenter Datenkonverter unterstützt Sie auch aktiv dabei, teure Fehler zu vermeiden. Er kontrolliert eigenständig die erhaltenen Daten auf Vollständigkeit und führt regelmäßig eine Plausibilitätskontrolle durch. Auffällige Abweichungen können dadurch rechtzeitig erkannt werden, bevor sie Ihre Buchhaltung verfälschen.

Leider erleben wir jedoch immer wieder, dass unklare Geschäftsvorfälle im E-Commerce dagegen nur auf sogenannten Klärungskonten zwischengeparkt werden. Im schlimmsten Falle erhalten Sie dann gegen Ende des Jahres eine ellenlange Liste mit offenen Posten. Diese wieder auszugleichen, bedeutet jede Menge manuelle Arbeit für den Onlinehändler, welche die durch die Digitalisierung gewonnene Zeit wieder zunichtemacht. Einem aufmerksamen Betriebsprüfer liefern Sie zudem ungewollt eine geeignete Angriffsstelle, um Ihre komplette Buchhaltung anzufechten!

Auch vor der Verwendung zusätzlicher Zahlmöglichkeiten sind Vorsicht und Köpfchen gefragt. Im E-Commerce scheint es teilweise Mode zu sein, seinen Online-Shop mit möglichst vielen Logos zu schmücken. Doch nicht jede neue Zahlart lässt sich automatisch in Ihr System einbinden. Und selbst wenn, ist damit leider noch keine buchhalterisch korrekte Verarbeitung aller Daten garantiert. Denn sämtliche Zahlungen müssen so verbucht werden können, dass sie GoBD-konform sind, wie es der Fachmann sagt.

Fazit

Eine digitale und automatisierte Buchhaltung verschafft Onlinehändlern wieder mehr Zeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Bei der Auswahl des richtigen Systems sollten Sie darauf achten, dass sich die Funktionen an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Damit alle Programme fehlerfrei miteinander kommunizieren, ist eine optimale Konfiguration aller Schnittstellen notwendig. Bei allen technischen Möglichkeiten und benutzerdefinierten Einstellungen ist jedoch immer ein gesundes Misstrauen gefragt. Konverter, die nicht nur Ihre Daten umwandeln, sondern sie auch auf Plausibilität überprüfen, können dabei eine leistungsfähige Hilfe sein. Ob ein automatisierter Prozess oder eine neue Zahlart jedoch tatsächlich GoBD-konform sind, besprechen Sie am besten mit dem auf Onlinehandel spezialisierten Steuerberater Ihres Vertrauens (Sie suchen noch? Dann lassen Sie sich doch durch unsere Tipps im ersten Teil inspirieren).