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Bei Eingangsrechnungen heißt es jetzt:
Hände weg – oder einfach EM3

Die von dekodi eigenentwickelte Software EM3 erobert – endlich – eine der letzten Bastionen händischer Verbuchung: Ab sofort können in vielen Fällen selbst arbeitsintensive Eingangsrechnungen vollautomatisch verbucht werden – bis auf Positionsebene. Wissen doch Steuerberater und Buchhalter, was händisches Verbuchen an wertvollen Ressourcen bindet. Das gehört nun immer öfter der Vergangenheit an. In vielen Fällen wird mit EM3 der manuelle Buchungsvorgang einfach ersetzt oder sogar vollständig automatisiert – und geldwerte Arbeitszeit für Wichtigeres gewonnen.

Die EM3 erkennt verschiedene Rechnungstypen (siehe unten) automatisch und ordnet sie dem jeweiligen Mandanten zu. Sie ermöglicht, Rechnungen bis auf Positionsebene aufzuteilen – nicht wie sooft nur die Gesamtsumme – und auch Nebenkosten steuerlich korrekt zu verbuchen. Der gesamte Vorgang erfolgt anhand exakter Verbuchungsregeln, die jeder Anwender selbst, einfach und schnell vorgeben kann. Vorbei sind die Zeiten, in denen automatische Verbuchung nur von meist kostenintensiven Spezialisten eingerichtet werden konnte.

Und wie schafft das die Software von dekodi? Die EM3 ist sozusagen ein chirurgisches Präzisionsinstrument und kein digitaler Grobmotoriker: Sie macht genau das, was zu machen ist. So sind wichtige Rechnungsformate bereits in der Software implementiert, andere können gemäß Ihren Vorgaben programmiert werden. Unser Ziel: Mit der EM3 ein praxistaugliches Instrument an die Hand geben, das volumenintensive Eingangsrechnungen einzelner Lieferanten vollautomatisch verbucht. Kosten, Zeit und Stress sparen, ohne selbst noch Hand anzulegen.

Darüber hinaus beherrscht die EM3 natürlich den aktuellen ZUGFeRD-Rechnungsstandard sowie weitere ausgewählte EDI-Rechnungsformate. Sie geht damit gegenüber anderen Systemen, die zwar mehr oder weniger jede Rechnung digitalisieren, aber eben keine vollständige Verbuchung auf Rechnungspositionsebene anbieten können, einen entscheidenden Schritt weiter. Doch nicht nur das Erstellen der Buchungen findet mit EM3 vollautomatisch statt: Die Software exportiert sämtliche Buchungssätze auch gleich in Ihr jeweiliges Finanzbuchhaltungssystem, sofern dies kompatibel ist. Die zugehörigen Belege stehen auf Wunsch auch für DATEV Unternehmen online sowie viele aktuelle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zur Verfügung.

Was kann die EM3 für Sie mehr tun?

  • Die EM3 arbeitet direkt mit digital auslesbarem Text statt optischer Zeichenerkennung (OCR) – Erkennungsfehler ausgeschlossen.
  • Im Unterschied zu anderen Systemen, die lediglich Basisdaten wie Rechnungsnummer/-betrag etc. auslesen können, eröffnet EM3 eine umfassende Erkennung und Verbuchung aller relevanten Daten der Eingangsrechnung mit dem Ziel: vollständige Automatisierung der Verbuchung von Eingangsrechnungen.
  • Eine entsprechende vollautomatische Verbuchung beinhaltet u.a. die Aufteilung der Rechnung bis auf Positionsebene, Verbuchung der Nebenkosten (wie z. B. Versandkosten) bei eigenständiger Erkennung der Hauptleistung, rechnerische Kontrolle und Korrektur von Rundungsdifferenzen.
  • Die Übergabe der Buchungen an die DATEV-Finanzbuchhaltung erfolgt vollautomatisch – ebenso die Archivierung der verarbeiteten Eingangsrechnungen. Diese können wahlweise in der EM3-Verzeichnisstruktur, ein DMS-Archiv oder in DATEV Unternehmen online archiviert werden.
  • Weiterer Vorteil: Durch die Ausgabe der Buchungen im DATEV-Format können die Daten problemlos auch in andere kompatible Finanzbuchhaltungen importiert werden.

Was kann die EM3 aktuell alles verarbeiten?

  • PDF-Rechnungen, die digitale, codierte Informationen enthalten (Coded Information)
  • EDI-Rechnungen
  • ZUGFeRD-Rechnungen

So geht die Rechnung auf: EM3 + Organisation = Buchhaltungserfolg automatisch

Die EM3 wurde ganz bewusst unter besonderer Berücksichtigung einer effizienten Buchhaltungsorganisation entwickelt. So können Verarbeitungsregeln auch mandantenübergreifend angelegt und verwaltet werden. Ihr Nutzen: Der Einsatz bei branchengleichen Unternehmen wird zum Kinderspiel. Die Software überwacht zudem, ob die jeweils angelegten Regeln auch tatsächlich angewandt werden. So können Sie sicher sein, dass Ihre BuchhalterInnen das Regelwerk stets aktuell halten.

Analysieren. Optimieren. Profitieren. Durch eine exakte Analyse Ihrer Kreditoren-Buchhaltung stellen wir fest, welche Eingangsrechnungen durch die EM3 optimiert verarbeitet werden. Dafür haben wir eigens eine Kennzahl entwickelt, anhand derer sich die Komplexität einer OP-Buchhaltung einfach und exakt ermitteln lässt.

Die Kennzahl finden Sie hier: Edelbrock-Index

Entscheidend für den nachprüfbaren, nachhaltigen Erfolg ist nicht die Digitalisierung an sich, sondern die vollumfängliche Automatisierung des Buchungsprozesses der Eingangsrechnungen in der Praxis.

Wie kommt die EM3 in mein Unternehmen?

Mit dekodi geht das ganz einfach - wir kümmern uns um alles: Von der Ist-Analyse über die individuelle Beratung in puncto Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Steuerberater bis zur Installation und Inbetriebnahme der EM3 sorgen wir für eine reibungslose Rundum-sorglos-Implementation. Rufen Sie uns gleich an. Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.

Rechnungsformate - damit können Sie sicher rechnen

Herstellerspezifische Formate:

Ein tolles Portfolio für jeden Anspruch. Die EM3 ist eine Software, die sowohl Vielfalt als auch flexible, individuelle Lösungen beinhaltet. So sind bereits bei Auslieferung folgende Rechnungsformate programmiert:

  • meyer quick service logistics gmbh & co. kg, Friedrichsdorf (MeyerQSAllgemein) (PDF)
  • interseroh dienstleistungs gmbh, Köln (PDF)
  • burgerware gmbh, Leipzig (PDF)
  • igefa handelsgesellschaft gmbh & co. kg, Filiale Ahrensfelde (PDF)
  • airliquide, München (PDF)
  • franke foodservice system gmbh, Bad Säckingen (PDF)
  • carbo kohlensäurewerke gmbh & co. kg, Hagen (PDF)
  • burger king europe gmbh, Zug(PDF)
  • intersport 1.3, Bern (EDI)

 

Sollten Sie Rechnungen eines anderen Lieferanten erhalten: kein Problem. Ein Anruf bei der Softwareentwicklung von dekodi genügt. Wir erledigen das Programmieren Ihres Rechnungsformates für einen überschaubaren Betrag.

PDF

Eingangsrechnungen, die Sie als PDF erhalten, können dann automatisch weiterverarbeitet werden, wenn sie codierte Informationen (sog. coded information) enthalten und ein Rechnungsformat in der EM3 für den Hersteller hinterlegt ist.

Ist der Hersteller der EM3 noch nicht bekannt, programmieren wir das Rechnungsformat neu (zu den Preisen s. Kosten).

Achtung: Eingangsrechnungen, die nur eingescannt wurden, können in der EM3 nicht automatisch verarbeitet werden. Vielmehr ist es möglich, diese einzulesen und in der EM3 manuell zu verbuchen.

ZUGFeRD

Übrigens: Sollten Sie ausschließlich ZUGFeRD-Rechnungen erhalten, zahlen Sie nichts für zusätzliche Rechnungsformate. ZUGFeRD ist ein Rechnungsstandard, der bereits von vielen Unternehmen eingesetzt wird, um das Schreiben der Rechnungen zu vereinfachen und die automatische Verarbeitung zu begünstigen. Die EM3 verbucht automatisch jede ZUGFeRD Rechnung – völlig unabhängig vom Kreditor. Günstiger geht‘s nicht.

EDI

Elektronik Data Interchange (EDI) ist ein seit Jahren in Deutschland genutztes Verfahren, um elektronische Daten zu übermitteln. Es hat sich ebenso wie das ZUGFeRD-Format als Standardformat etabliert. Dadurch ist es möglich, die Informationen aus jeder EDI-Rechnung auszulesen und Rechnungen via EM3 zu verbuchen. Ganz einfach – ganz schnell.

Die EM3 erzeugt die Buchungen im DATEV-Format 2013/2015 (CSV) oder gibt sie als DATEV-Document-Package aus. Das DATEV-Document-Package ist notwendig, um die Buchungen inklusive der Belege in DATEV Unternehmen online einzulesen. Derzeit kann das DATEV-Format in folgende Finanzbuchhaltungssysteme eingelesen werden:

  • DATEV-Rewe-Pro
  • Addison-Top-Fibu
  • Schleupen CS+
  • SBS-Rewe
  • tse:nit
  • Lexware-Buchhalter
  • Agenda-Finanzbuchhaltung
  • HS-Fibu (Hamburger Software)
  • Simba
  • Syska

 

Bitte beachten Sie: Der automatische Import der Buchungsdaten ist lediglich mit DATEV Unternehmen online und DATEV Finanzbuchhaltung möglich.


Das gehört auch noch dazu: Sicherheit, Plausibilität und GoBD

Insbesondere im Hinblick auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Buchhaltung bietet die EM3 eine Reihe von hilfreichen Kontroll- und Plausibilitätsfunktionen:

  • Rechnerische Prüfung von eingelesenen Rechnungen und Gutschriften
  • Prüfung der angewendeten Umsatzsteuersätze
  • Formale Prüfung von Umsatzsteueridentifikations-Nummern

Die GoBD fordern eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle im Finanzbuchhaltungssystem sowie die Erfüllung bestimmter Archivierungs- und Dokumentationspflichten. Die EM3 unterstützt Sie hier in zahlreichen Bereichen:

  • Bereitstellung detaillierter Zusatzinformationen zu jeder erzeugten Buchung (u. a. Rechnungsnummern, gebuchte Rechnungs- oder Gebührenposition)
  • Archivierung der eingelesenen Importdateien
  • Ausführliche Beschreibung der Buchungslogik – diese kann im Rahmen der Verfahrensdokumentation nach GoBD verwendet werden.

... und da wäre noch: Nachbearbeitung der Rechnungen

Alle Buchungen können direkt in der EM3 nachgearbeitet werden. Anstatt alle unklaren oder fehlerhaften Buchungen auf ein Klärungskonto zu buchen, das später mit viel Aufwand bereinigt werden muss, werden Fehler und Unklarheiten direkt in der EM3 bereinigt. – die Buchhaltung wird es Ihnen danken. Jeden Tag.



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Branchen-Lösungen: Bereits jetzt erfolgreich im Einsatz

Die EM3 wurde von Anfang an so programmiert, in unterschiedlichen Geschäftsfeldern die Verbuchung der Eingangsrechnung vollumfänglich und möglichst zeiteffizient zu übernehmen. In folgenden Branchen ist die dekodi-Software bereits erfolgreich im Einsatz:

  • Systemgastronomie: Burger King – Restaurants: schon mehr als 300 Stores verwenden die EM3, um ihre Eingangsrechnungen zu verbuchen.
  • Sportfachhandel: hocheffiziente Verbuchung von Intersport-Sammelrechnungen. Der Abruf der Sammelrechnungen erfolgt direkt über das raw-Rechnungsportal. Für die Bearbeitung der Intersport-Zahlungsaufstellungen (Avise) haben wir ebenfalls eine maßgeschneiderte Lösung erarbeitet: IsAvis.

Ihr Nutzen: nachhaltig profitieren

Durch die EM3 sind Sie heute schon bestens ausgerüstet für Industrie 4.0. Mit ihrer umfangreichen Palette an in der Praxis überzeugenden Vorteilen ermöglicht sie auch für die Zukunft Kostensicherheit für Sie und Ihre Kunden:

  • hochautomatisierte, vollständige Verbuchung von (hochkomplexen) Eingangsrechnungen
  • deutliche Zeiteinsparung (bis zu 95%)
  • in kürzester Zeit erlernbar (Schulungsaufwand: i.d.R.
  • mandantenübergreifendes Arbeiten möglich
  • die EM3 kann sehr gut in DMS-Workflows eingebunden werden

 


Kostenfreie Teststellung

Unser Angebot: jetzt testen -
<style="color: #8a0808;" data-mce-type="text/css">inklusive umfassender kostenfreier Beratung!

Denn eines ist wichtig: Ohne das passende, organisatorische Umfeld, kann selbst die beste Software nicht optimal funktionieren. Vor der Einführung der EM3 steht deshalb stets die umfassende Analyse und Beratung beim Kunden. Damit werden wichtigen Bereiche der Buchhaltung analysiert, auch solche, an die Sie vielleicht zunächst gar nicht denken – wie zum Beispiel:

  • Arbeitsteilung Mandant / Steuerberatungskanzlei – wer macht was?
  • optimaler Arbeitsablauf in der Buchhaltung – vom Beleg bis zur Abstimmung und Verprobung
  • Auswertungen und betriebswirtschaftliche Beratung – welche Zahlen benötige ich?
  • Einhaltung der GoBD
  • Durchgängigkeit der Daten vom Rechnungserhalt bis in die Buchhaltung
  • Buchung der Lieferanten

Analyse: Wie effizient arbeitet die EM3 tatsächlich?

Vor Beauftragung der Teststellung führen wir auf Wunsch eine kostenlose Kreditoren- und Rechnungsanalyse der verwendeten Kreditoren durch. Mit dieser Analyse lässt sich genau feststellen, für welche Kreditoren sich die Verarbeitung in der EM3 bei Ihnen lohnt. Bitte beachten Sie, dass derzeit eine Kreditoren- und Rechnungsanalyse nur für DATEV-Finanzbuchhaltungen möglich ist.

  • Edelbrock-Index:
    Wir können mathematisch und präzise die Komplexität Ihrer Buchhaltung ermitteln. So ermitteln wir, welchen konkreten Nutzen die EM3 für Sie haben wird.

dekodi präsentiert: EM3!

In ca. 45 Minuten erhalten Sie von uns einen ersten Überblick über die EM3 und die für Sie wichtigen Funktionen und Möglichkeiten zur effizienteren Buchhaltungsautomatisierung. Verständlich und nachvollziehbar. Während der bewusst praxisnah gestalteten Präsentation der Software, haben Sie natürlich jederzeit die Möglichkeit, ausführliche Fragen zu stellen.

Vierwöchige Teststellung - wie von dekodi gewohnt vollumfänglich!

Wir wissen aus jahrelanger Erfahrung, wie wichtig es für unsere Kunden ist, ein Programm ausgiebig zu testen und mit ihm zu arbeiten, bevor man sich über die Anschaffung sicher ist. Aus diesem Grund gibt es von uns für Sie die EM3 als vierwöchige Testversion. Der Test ist nur zeitlich beschränkt, alle Funktionen der EM3 sind natürlich für Sie vollumfänglich freigeschaltet. Während der Teststellung kommen Sie so in den Genuss unserer umfangreichen Dienstleistungen und Services:

  • Beratung und Analyse (siehe oben)
  • Installation der EM3
  • Schulung und Einweisung: Verbuchung von einem oder mehreren Monaten bis zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung
  • Ab dem Tag der Schulung 4 Wochen Zeit, die Software ausführlich zu testen - alle Funktionen sind freigeschaltet - keine umfangbeschränkte Demoversion!
  • Keine Vertragsbindung: für eine Teststellung genügt eine mündliche Auftragserteilung
  • Volle Unterstützung durch unsere Kundenbetreuung

 

Doch von dekodi dürfen Sie ruhig mehr erwarten. Benötigen Sie während der Teststellung ein weiteres Rechnungsformat, programmieren wir Ihnen dies für die Hälfte des regulären Preises ein. Nur wenn Sie sich für die EM3 entscheiden, zahlen Sie den vollständigen Preis. Andernfalls zahlen Sie keine weiteren Gebühren für das Einprogrammieren.

Durch die eingehende Schulung (je nach Umfang ca. 2 bis 4 Stunden) lernen Sie die EM3 im Detail kennen – inklusive umfangreichem Hintergrundwissen und Informationen zur Buchhaltungsorganisation. Die Schulung erfolgt grundsätzlich per Fernwartung. Der Zeitraum der Teststellung beginnt mit dem Tag der Einweisung durch dekodi und endet vier Wochen später automatisch.

Wichtig für Sie zu wissen: Die Teststellung verpflichtet nicht zu einem späteren Kauf der Software und kann einfach mündlich beauftragt werden. Die Kosten für Schulung und Einweisung werden nur im Falle eines Vertragsabschlusses fällig. Sollten Sie sich nach Ende der Teststellung nicht für eine weitere Nutzung der EM3 entscheiden, entstehen Ihnen hierfür also keinerlei Kosten. Schließlich müssen wir Sie von der EM3 überzeugen: voll und ganz.




Kosten, die sich für Sie rechnen

Monatliche Gebühren:

  • 50 Euro Pflegegebühr (Updates sowie Installation durch Fernwartung)
  • Nutzerorientierte Vergütung (pro korrekt erstellten und exportierten Buchungssatz)
    oder
  • Flatrate (400,00 pro Monat und Mandant)

 

Nutzenorientiert:

Anzahl der pro Monat erzeugten Buchungssätze Preis je Buchungssatz in €
bis 999 0,30 €
1.000 - 4.999 0,25 €
5.000 - 9.999 0,20 €
ab 10.000 0,10 €

 

Sie zahlen nur für fehlerfrei erstellte Buchungssätze.

Flatrate:

Alternativ zur nutzenorientierten Vergütung kann die EM3 auch für 400,00 € pro Monat und Mandant gemietet werden. Die monatliche Pflegegebühr in Höhe von 50,00 € bleibt davon unberührt.

Einmalige Gebühren:

  • Neues Rechnungsformat einprogrammieren: 400,- € (während der Teststellung 200,- €, bei Vertragsabschluss weitere 200 Euro/Rechnungsformat)

 

Es entstehen keine Kosten, wenn eine Eingangsrechnung bereits einem einprogrammierten Rechnungsformat entspricht.

Schulungs- / Einweisungskosten:

115,00 € pro Stunde (erst bei Vertragsabschluss fällig)

EM3 übermittelt nur die Buchungen, die sie selbst vollständig und fehlerfrei erzeugt hat.
Wurde eine Buchung von Ihnen innerhalb der EM3 ergänzt oder nachbearbeitet, fallen dafür keine Kosten an.


EM3 kann vom Unternehmen oder der Steuerkanzlei betrieben werden. Wir beraten Sie gerne bezüglich der effizienten Aufgabenteilung zwischen Mandant und Steuerkanzlei.


EM3 läuft auf allen handelsüblichen Windows-PCs ab Windows 7 bzw. Windows 2008 Server. Voraussetzung ist das Microsoft .NET Framework 4.5. Der Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server ist problemlos. EM3 kann ohne Einschränkungen in einer DATEV-Umgebung betrieben werden.


Für Apple-Computer existieren zahlreiche Windows-Emulationsprogramme, innerhalb derer die EM3 stabil und sicher läuft.

 

Noch Fragen?
Detaillierte Antworten finden Sie online in den jeweiligen Themenbereichen und natürlich gerne telefonisch oder per E-Mail. Wir freuen uns, Ihnen Nexus näher bringen zu dürfen.