Wachstum mit Verstand

17. November 2020
Buchhaltung - Onlinehandel - Belege

Wie Sie Ihren Onlinehandel mit ordentlicher Buchhaltung in ein erfolgreiches Unternehmen transformieren.

„Weiter wachsen? Geschäft auf das europäische Ausland ausweiten?“ - viele Onlinehändler stehen nach einer gewissen Zeit der Selbstständigkeit genau vor diesen Fragen. Wachstum bedeutet aber nicht nur mehr Umsatz und im Idealfall mehr Gewinn, sondern auch, dass die Buchhaltung komplexer wird, die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten oftmals übersteigt und die „einfache Buchhaltung“ nicht mehr ausreichend ist. Damit Ihre Geschäfte auch in Zukunft erfolgreich laufen, zeigen wir Ihnen, welche Rolle Belege und Buchung bzw. Umsatzsteuer und Meldung in diesem Zusammenhang spielen.

Belege und Buchung

Was ist eigentlich der Buchungsbeleg?

Einer der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) besagt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Dementsprechend ist der Buchungsbeleg mit das wichtigste Dokument in der kaufmännischen Buchhaltung. Mittels Belegen werden Ereignisse im Geschäftsprozess dokumentiert, die eine direkte finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen haben und somit in der Buchhaltung erfasst werden müssen. Folglich bildet der Buchungsbeleg die Grundlage jeder Buchung und stellt den Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung dar.

Durch die Herkunft wird der Beleg in zwei Arten unterteilt:

Fremdbelege / Externe Belege

  • Rechnungen von Lieferanten

  • Quittungen

  • Bankbelege

  • Schecks

  • Kreditkartenabrechnungen

  • Steuerbelege

  • gegebenenfalls Strafbelege

  • usw.

Eigenbelege / Interne Belege

  • Rechnungen an Kunden

  • Kassenjournale

  • Lohnabrechnungen

  • Gutschriften

  • Stornos

  • Abschreibungen

  • Aufstellungen über transitorische Buchungen *

  • Entnahmebelege in der Materialwirtschaft

  • usw.

* Transitorische Buchungen dienen dazu, die Bilanz und die Erfolgsrechnung zu bereinigen.

Archivierung von Belegen (digitaler Urbeleg)

Das deutsche Recht schreibt vor, dass ein Beleg für zehn Jahre zu archivieren ist. Über die GoBD werden zudem die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung definiert. Belege müssen demnach – egal ob Analog oder Digital – nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar (Originalzustand) aufbewahrt werden. Diese Definition hat zur Folge, dass das Aufbewahrungsmedium nicht frei gewählt werden kann. Digitale Belege müssen demzufolge zwingend elektronisch archiviert werden. Zudem darf das Speichermedium nicht veränderbar sein (z. B. nicht überschreibbare CD bzw. DVD) – hierdurch wird die Unverfälschtheit des Beleges nachgewiesen.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD definieren zudem auch die Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Inhalte einer Verfahrensdokumentation gliedern sich in die Teilbereiche

  • allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
  • fachliche und sachlogische Systemlösung
  • technische Lösung
  • Langzeitverfügbarkeit
  • Migration
  • Mitarbeiterqualifikation

Ziel ist letztendlich, dass aus der Verfahrensdokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Korrekte Verbuchung

In unserem Beitrag von 16.09.2020 sind wir bereits auf das Grundsatzwissen bei den Themen Lieferschwellen und Amazon Pan-EU eingegangen. Wie in bestimmten Fällen buchhalterisch korrekt vorgegangen wird, zeigen wir mit den nachfolgenden Beispielen auf.

Verbuchung von Amazon Transaktionen ohne Pan-EU

Lagert ein Onlinehändler seine Ware in Deutschland und sein Hauptkundenstamm befindet sich ebenfalls in Deutschland, sodass keine Lieferschwelle im Ausland überschritten wird (bzw. ist keine Lieferschwellenoptierung vorhanden), sind die Erlöse in Deutschland steuerlich anzumelden.

Die Buchung erfolgt demzufolge auf folgende Konten: 8400/8300 (SKR03) bzw. 4400/4300 (SKR04)

Verbuchung von Transaktionen mit Amazon Pan-EU

Nimmt ein Onlinehändler am Amazon Pan-EU Programm teil und seine Ware wird in einem oder mehreren der Amazon Pan-EU Länder (z. B. Spanien oder Frankreich) eingelagert, muss sich der Händler in den jeweiligen Ländern umsatzsteuerlich registrieren und eine Steuererklärung abgeben. Dementsprechend ist auf den Rechnungen auch die dort geltende Umsatzsteuer auszuweisen, außer die Lieferschwelle im jeweiligen Zielland (Land des Warenempfängers) wird überschritten oder es wurde auf den Verzicht der Lieferschwelle optiert.

Die Buchung erfolgt demzufolge auf folgende Konten: Ab 8000 (SKR03) bzw. 4000 (SKR04)
Hinweis: Hier müssen neue Konten angelegt und die Umsatzsteuer geschlüsselt werden.

Besonderheit: Reverse-Charge Verfahren (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)

Dieses Verfahren sieht vor, dass Händler über Amazon Ware an Unternehmen im Ausland versenden/verkaufen. Dieser innergemeinschaftliche Geschäftsvorfall ist für den Händler steuerfrei. Demzufolge wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt und enthält einen Hinweis auf die Steuerbefreiung laut § 6a UStG. Zusätzlich ist auf der Rechnung die eigene Umsatzsteuer-ID und die Umsatzsteuer-ID des Käufers auszuweisen.

Die Buchung erfolgt demzufolge auf folgende Konten: 8125 (SKR03) bzw. 4125 (SKR04)

Besonderheit: Gebühren bei Amazon

Alle 14 Tage erstellt Amazon mit dem Settlement Report eine Abrechnung zu den Verkäufen, die der Händler direkt über Amazon getätigt hat. Im Anschluss erfolgt die Auszahlung des Entgeltes abzüglich der Amazon-Verkaufsgebühren. Da Amazon seine Leistungen im Ausland erbringt, ist der Händler für die Gebühren von Amazon umsatzsteuerpflichtig. Ist der Onlinehändler dazu berechtigt, kann die Umsatzsteuer direkt als Vorsteuer wieder geltend gemacht werden.

Beispiel einer Buchung mit Sammelkonto:

S/H SKR03 SKR04 Name
Betrag

Soll

1200

1800

Bank

Ausgezahlter Betrag

Soll

3123

5923

Leistungen eines im anderen EG-Land ansässigen Unternehmers 16 % Vorsteuer und 16 % Umsatzsteuer* Amazon-Gebühren
Haben 1407 1207 Forderungen aus Amazon-Verkäufen Die Summe aller abgerechneten
Rechnungen und Gutschriften

*oder mit entsprechendem Steuerschlüssel (94) auf ein Kostenkonto (Umsatz- und Vorsteuer werden automatisch verbucht)

Umsatzsteuer und Meldung

Bevor wir auf die Meldung der Umsatzsteuer in anderen Ländern eingehen, gilt es, die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer zu erklären und abzugrenzen. Grundsätzlich beschreiben die Umsatz- und Vorsteuer eine identische Steuer. Entscheidend ist hierbei aber der Blickwinkel. Die Vorsteuer wird vom Händler beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen bezahlt und die Umsatzsteuer wird dagegen auf die Nettobeträge bei den Verkäufen aufgeschlagen.

Die folgende Faustformel gibt dabei eine gute Orientierung:

  • Steuer auf Umsätze der Verkäufe = Umsatzsteuer
  • Steuer auf Umsätze der Einkäufe = Vorsteuer

Ist die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Die gezahlte Vorsteuer wird nach der Voranmeldung/Steuererklärung vom Finanzamt zurückerstattet.

Meldung der Umsatzsteuer in anderen Ländern

Zwei grundsätzliche Kriterien entscheiden darüber, ob für einen Onlinehändler in einem Teilnehmerland des Amazon Pan-EU Programms eine Umsatzsteuerpflicht besteht:

  • Die Ware wird in einem anderen Land als Ihrem Ursprungsland gelagert oder
  • Der Verkauf der Ware erfolgt an Verbraucher in einem anderen Land und

der Umsatz überschreitet die im Zielland gültige Lieferschwelle (oder es wurde darauf verzichtet).

Wird ein Kriterium oder sogar beide Faktoren erfüllt, hat durch den Händler eine Umsatzsteuerregistrierung im entsprechenden Land zu erfolgen. Hierzu muss bei der Steuerbehörde des Landes ein Antragsformular, welches über die offizielle Website der jeweiligen Steuerverwaltung erhältlich ist, eingereicht werden. Ist der Registrierungsvorgang abgeschlossen, erhält der Unternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit der er

  • seine Umsatzsteuererklärung einreichen,
  • Umsatzsteuerrechnungen ausstellen und
  • Geld für seine Betriebsausgaben (Vorsteuer) zurückfordern kann.

Ab diesem Zeitpunkt müssen vom Onlinehändler, wie in Deutschland, alle Fristen für Voranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung eingehalten und weitere Pflichten erfüllt werden.

Durch das Zusammenspiel von unterschiedlichen Lagerorten, Einhaltung von Lieferschwellen und etwaiger Optierung der Lieferschwelle, birgt das Amazon Pan-EU Programm für einen Onlinehändler eine große Komplexität. Demzufolge ist es sehr empfehlenswert, hier zur Unterstützung einen spezialisierten Steuerberater hinzuzuziehen.

Unterschied Intrastat-Meldung und Zusammenfassende Meldung

Um den tatsächlichen Warenverkehr – Versendungen und Wareneingänge – zwischen Deutschland und den anderen EU-Mitgliedstaaten in der sogenannten Intrahandelsstatistik zu erfassen, wurde die Intrastat-Meldung eingeführt. Diese müssen Unternehmen, die im laufenden Jahr oder im Vorjahr mit allen getätigten, jährlichen Versendungen oder Eingängen in andere Mitgliedstaaten 500.000 Euro (Versendung) bzw. 800.000 Euro (Eingang) überschreiten, in digitaler Form beim Statistischen Bundesamt einreichen. Die Intrahandelsstatistik bildet somit die Grundlage, um aktuelle Daten des innergemeinschaftlichen Handels Deutschlands abzubilden und dadurch Branchenanalysen durchzuführen.  

Nicht zu verwechseln ist die Intrastat-Meldung mit der Zusammenfassenden Meldung. Kurz gesprochen ist die Zusammenfassende Meldung das Kernstück des Umsatzsteuer-Kontrollverfahrens der EU. Mit der Zusammenfassenden Meldung muss jeder Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen quartalsweise über das Finanzamt an das Bundeszentralamt für Steuern (oder direkt beim BZStOnline) melden. Überschreiten die innergemeinschaftlichen Leistungen 50.000 EUR pro Quartal, ist die Meldung monatlich abzugeben. Die in der verpflichtenden Meldung angegebenen Daten können dabei von jeder Finanzbehörde der EU zur Kontrolle abgefragt werden, ob die vom Inland aus an ausländische Kunden erbrachten Lieferungen oder Dienstleistungen korrekt versteuert worden sind. Diese werden auch mit den Intrastat-Meldungen abgeglichen.

Fazit

„Keine Buchung ohne Beleg“ – wenn Onlinehändler dieses Zitat nicht nur verinnerlichen, sondern auch leben, ist das Fundament für ein erfolgreiches Wachstum des eigenen Unternehmens gelegt. Da im Onlinehandel die Buchhaltung durch zum Beispiel Umsatzsteueranmeldungen im Ausland über eine nicht zu unterschätzende Komplexität verfügt, spielt die Zusammenarbeit mit steuerlichen Experten eine ebenso große Rolle. Steht hier dem Unternehmer ein kompetenter und verlässlicher Partner zur Seite, entlastet ihn dies nicht nur, sondern gibt ihm auch Sicherheit für ein Wachstum mit Verstand.

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