Fragen wir Marcel Dietsche, Inhaber von drei Sportgeschäften der Firma Sport Dietsche GmbH & Co. KG im schwäbischen Mengen und Bad Saulgau.

Wie bei vielen Mittelständlern wird auch hier bei einem erfolgreichen INTERSPORT-Händler die Buchhaltung – und alles, was dazu gehört – traditionell gehandhabt: unterstützt von der Steuerkanzlei Zimmerer in Mengen.

Die Buchhaltungswege gleichen dabei eher einer zeitintensiven Langstrecke als knackigen Kurzsprints: Eine Mitarbeiterin von Sport Dietsche sammelt und ordnet sämtliche Buchungsbelege und bringt sie in die Kanzlei. Dort wird gebucht. Einige Tage später können die Ordner mit den Belegen wieder abgeholt werden. Ein notwendiges, doch keineswegs effizientes Ritual.

Dann entsteht Handlungsbedarf. „Unsere Mitarbeiterin für die Aufbereitung der Buchungsbelege ging in Rente – eine Nachfolgerin war nicht in Sicht. Wir mussten uns nach einer Lösung umsehen“, so Geschäftsführer Marcel Dietsche. Die Steuerberatungskanzlei reagiert sofort. Und rein technisch ist digitale Belegübermittlung heute kein Thema: Die Belege werden bei Sport Dietsche eingescannt und per Internetportal vorab erfasst. So kann die Steuerkanzlei Belege direkt verarbeiten.

Der Aufwand in der Kanzlei ging zwar leicht zurück, im Sportgeschäft hingegen stieg die Arbeitsbelastung deutlich an. Papierbelege mussten entklammert, eingescannt und von der Software erkannte Informationen - wie Rechnungsnummer, -betrag usw. – kontrolliert werden.

Folge: Durch den Medienbruch Papier/Digital ist bei Sport Dietsche der Arbeitsaufwand um mehrere Stunden im Monat angestiegen. Ein effizienter, zukunftssicherer Neustart ist gefragt – mit einem kompetenten Partner. Die Kanzlei Zimmerer realisiert gemeinsam mit dekodi - Deutscher Konverterdienst GmbH eine wirtschaftlich vorteilhafte, effiziente Praxislösung. So zeigte die Buchungsbeleganalyse durch dekodi: Alle über die INTERSPORT-Zentralregulierung eingehenden Rechnungen sind bereits elektronisch durch ein Rechnungsportal erfasst und gesetzeskonform archiviert. Entwicklung und Betrieb des Rechnungsportals sind von INTERSPORT an den Portalspezialisten raw GmbH ausgelagert.

Lösung: Die dekodi-Software EM3 ermöglicht nun der Kanzlei die INTERSPORT-Eingangsrechnungen im EDIFACT-Format direkt aus dem Intersport-Rechnungsportal abzurufen und vollautomatisch zu verbuchen. Kosten- und zeitintensive Hürden werden dadurch nahezu vollständig ausgeräumt.

Substantieller Vorteil gegenüber anderen gängigen Systemen ist die vollständige Verbuchung der Eingangsrechnungen. Die EM3-Software von dekodi vermag jede Rechnung anhand vorgegebener Regeln (auf Rechnungspositionsebene) den verschiedenen Konten zuzuteilen. Dazu gehört auch die korrekte Verbuchung von Nebenleistungen wie zum Beispiel Versand- und Versicherungskosten. Das Ergebnis ist Champions-League-reif: Die automatische Verbuchung der Eingangsrechnungen spart dem Unternehmen 100 % der bisher aufgewendeten Zeit. Die gesamte Verbuchung der ca. 300 bis 400 Eingangsrechnungen findet nun ausschließlich in der Steuerkanzlei statt und benötigt hierfür nur noch einen Bruchteil der Arbeitszeit pro Monat. Damit die Steuerberatungskanzlei jederzeit schnellen Zugriff auf die Belege hat, werden die Eingangsrechnungen direkt aus EM3 fertig verbucht in Datev-Unternehmen-Online hochgeladen. Scannen, OCR-Erkennung und Buchungsvorschläge, waren gestern.

Im zweiten Schritt wird die Verbuchung der INTERSPORT-Zahlungsaufstellungen mit der dekodi Software IsAvis automatisiert. Auch diese sogenannten Zahlungsavise stehen über das raw-Portal elektronisch zur Verfügung und werden automatisch verbucht. Es folgt die Zuordnung der aufgelisteten Rechnungen der INTERSPORT-Zahlungsaufstellung zu den zugehörigen offenen Posten in der Datev-Finanzbuchhaltung und schließlich deren Ausbuchung.

Die Steuerkanzlei selbst kann sämtliche relevanten Vorgänge individuell steuern. Der komplette Finanzbuchhaltungsprozess ist von der Kanzlei Zimmerer so organisiert, dass zu jeder Zeit alle Belegarten – ob elektronisch oder auf Papier – und der aktuelle Stand der Buchhaltung sicher im Blick sind. Entsprechende Arbeitsanweisungen stellen zudem sicher, dass alle elektronischen Prozesse einfach nachvollziehbar sind.
Übrigens: Diese Lösung ist natürlich für alle INTERSPORT-Händler verfügbar und ebenso effektiv anwendbar.

Eine Erfolgsformel, die sich gut rechnet:

hochwertige Daten dank EM3 und IsAvis + effektive Kombination wohldurchdachter Prozesse
=
niedrige Gesamtkosten und hoher Zusatznutzen


Nacharbeit und Kontrolle der Finanzbuchhaltung sind im Grunde nicht mehr erforderlich – Tippfehler gehören der Vergangenheit an. Protokollierung und eine weitestgehende Verprobung erledigen die dekodi-Programme auch gleich mit.

Für die zuständige Mitarbeiterin bei Sport Dietsche ist die Vorbereitung der Buchhaltung nun eine Sprintstrecke. Schneller und unkomplizierter am Ziel: „Mit dem Einsatz der dekodi-Programme hat sich die Bearbeitungszeit der Eingangsrechnungen drastisch verkürzt. Vorher musste ich alle Eingangsrechnungen scannen und vorerfassen. Jetzt ist der gesamte Vorgang der Eingangsrechnungsbearbeitung nahezu vollständig automatisiert und organisiert. Es bleiben nur noch einige wenige Papierrechnungen zum Scannen übrig.“

Geschäftsführer Marcel Dietsche teilt das positive Feedback: „Mit den Profis von dekodi hat die Steuerkanzlei Zimmerer Stressreduzierer und Zeitsparer mit ins Team geholt: Das Team von dekodi beherrscht nicht nur Technik, sondern auch Prozesse und die Organisation in Sachen zeitgemäße Finanzbuchhaltung. Ich kann mich in Ruhe meinem Unternehmen widmen. Die gesparte Arbeitszeit ist mein Unternehmerlohn. Und dabei hat die Einführung der Programme nur ein paar Stunden gedauert. Alles in allem eine sehr ordentliche Rendite.“

Das rundum erfreuliche Resümee: Effizienz und Kostenersparnis können auch im digitalen Zeitalter zum Selbstläufer werden. Aus Digitalisierung resultiert allerdings nicht per se eine Automatisierung. Nur das zielgerichtete Zusammenwirken von aufgabenspezifischer Software und optimiertem Verarbeitungsprozess machen eine Finanzbuchhaltung hocheffizient, kostengünstig und anwenderfreundlich. Damit dies gelingt, braucht es Partner, die Automation und Organisation für den Kunden intelligent einsetzen.

Wie groß das Potenzial der digitalen Rechnungsverarbeitung tatsächlich ist, zeigt auch die Studie des Frauenhofer IAO und der Comarch AG. Bemerkenswert ist, dass das vielfach gehypte ZUGFeRD Format auch nach mehr als 10 Jahren nur eine untergeordnete Rolle in der digitalen Rechnungsverarbeitung (eInvoicing) spielt. Lesen sie hierzu auch unseren Blogbeitrag. Ist ZUGFeRD ein Rohrkrepierer?



Falls Sie weiterführende Informationen zu unserer EM3 Lösung möchten kontaktieren Sie uns!  Gerne helfen wir auch Ihnen die Eingangsrechnungsverbuchung zu automatisieren. Unsere EM3 beherrscht die vollständige Verbuchung verschiedener eInvoicing Standards (wie z.B. ZugFeRD, openTRANS2 und EDIFACT). Darüber hinaus lässt sich – nach entsprechender Anpassung – jedes direkt auslesbare PDF mit unserer EM3 verbuchen.


Stefan Kaumeier
dekodi - Deutscher Konverterdienst GmbH
Geschäftsführung

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