Mit dem Unternehmen OTTO verbindet man i.d.R. das Versandhaus aus Hamburg, das durch den ersten Katalog im Jahre 1950 mit 28 Paar Schuhen auf 14 Seiten bekannt wurde. Kunden erhielten die Möglichkeit, von zu Hause aus zu bestellen und die Ware dorthin liefern zu lassen.
Was damals der Katalog war, ist heute der Online-Marktplatz „OTTO Market“ mit über 7,8 Millionen Artikelpositionen von über 2.500 Partnern.
Mit diesem Marktplatz ergibt sich für viele Händler eine sehr attraktive Möglichkeit, ihre Waren an den Kunden zu bringen. Unterstützt wird dieses Angebot durch OTTO UP und eine Liefer-Flat: Ein Premium-Programm, das den Verkauf ankurbeln soll.
Doch hieraus ergeben sich auch Pflichten für die Händler, deren sie sich nicht immer bewusst sind. Eine dieser Pflichten ist die Buchhaltung. Und genau dieses Thema wollen wir heute u.a. in Verbindung mit den zwei E-Commerce-ERP-Systemen Plentymarkets und JTL betrachten, die sich auf E-Commerce spezialisiert haben.
Theorie: Erfassung von Verkäufen in der Buchhaltung - Die Debitorenbuchhaltung
Wenn ein Händler seine Ware auf einem Marktplatz wie Amazon oder OTTO Market verkauft, erhält dessen Kunde neben der Ware auch eine Rechnung. Diese Rechnung wird im Falle von OTTO Market durch den Marktplatz – jedoch im Namen des Händlers – erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt. Dieser Beleg wird in der Buchhaltung als offener Posten (kurz OP) erfasst.
Im Gegenzug erhält der Händler von seinem Kunden eine Zahlung, die direkt an den Marktplatz geleistet und später von OTTO Market an den Händler ausgezahlt wird. Für diesen Vorgang stellt OTTO einen Einzelnachweis im CSV-Format bereit. In der Buchhaltung wird diese Zahlung „nur noch“ der richtigen Rechnung zugeordnet, der offene Posten gleicht sich aus.
Um bei der Zahlungszuordnung die passenden Partner (Zahlung und Beleg) zu vereinen, hat man sich im stationären Handel oft auf den Namen verlassen. Bei der Anzahl an Bestellungen, die man im Onlinehandel erzielen kann, ist diese Vorgehensweise jedoch überholt. Die Lösung hierfür stellen eindeutige Transaktionsnummern dar, die in den Rechnungs- und Zahldaten mitgeführt werden, jedoch für den normalen Anwender oft unentdeckt bleiben. Diese sind - neben der Rechnungs-ID - eine eindeutige Auftragsnummer sowie eine VorgangsID. Und das Beste: Über API-Schnittstellen kann der Marktplatz mit Multichannel-Systemen wie JTL oder Plentymarkets problemlos und selbstständig kommunizieren.
Belege von OTTO Market: Eine echte Rechnung?
Folgender Hinweis auf den Belegen von OTTO Market treibt aktuell viele Händler und deren Steuerberater um:
„Dies ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. (…)“
Man fragt sich zu Recht:
- Kann ich den von OTTO Market im Namen des Händlers erstellten und an den Kunden verschickten Beleg als Rechnung in meiner Buchhaltung erfassen?
- Oder müssen parallel eigene Rechnungen geschrieben werden?
- Was sagt ein Prüfer in 1-2 Jahren dazu?
Auf Anfrage eines Kunden wurde durch OTTO bestätigt, dass der Kaufbeleg von OTTO keine steuerliche Relevanz hat. Und auch wenn diese Thematik beim Verkauf an Privatpersonen unproblematisch erscheint, bestehen Zweifel.
Bekannte E-Commerce-ERP-Systeme wie JTL oder Plentymarkets bieten Ihren Kunden hier die Wahlmöglichkeit zwischen dem Import der OTTO-Belege oder der Erstellung eigener Rechnungen.
Somit können Sie entweder die von OTTO erstellten Belege als „externe Belege“ in Ihr System hochladen und in der Buchhaltung erfassen. Oder Sie „ignorieren“ die OTTO-Belege und erstellen für Ihre Buchhaltung eine separate (und selbstverständlich korrekte) Rechnung (nach dem Umsatzsteuergesetz). Diese Rechnung wird dann Ihrer Buchhaltung zugeführt, jedoch nicht dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Eine gute Nachricht gibt es: Ab dem 01.02.2022 wird dieser Hinweis in allen neuen Kaufbelegen für Endkunden entfernt. Auf den Belegen mit den Lieferzielen Helgoland oder Büsingen bleibt der Hinweis bestehen. Wie die Finanzbehörden im Rahmen einer Prüfung mit diesen Belegen umgeht, bleibt jedoch abzuwarten.
Profis sollten Schnittstellen einrichten
Sobald es an die Einrichtung einer Schnittstelle zwischen zwei Systemen wie bspw. einem Marktplatz und einem E-Commerce-ERP-System geht, sollte man sich aus unserer Sicht professionelle Hilfe holen. Denn die Erfahrung zeigt, dass hier Fehler passieren können und auch tatsächlich passieren, die sich u.a. auf die Buchhaltung auswirken.
Schnittstellen sorgen nicht nur dafür, dass die Bestellungen auf einem Marktplatz an das Warenwirtschaftssystem weitergeleitet werden und so den Versandprozess (und u. U. die Faktura) auslösen. Sie sorgen auch dafür, dass für die Zahlungszuordnung wichtige Informationen weitergeleitet werden. Hier entsteht bereits das erste Fehlerpotenzial: Es müssen die korrekten Nummern übertragen werden, die auch im Zahlungsbericht vorhanden sind.
Im Fall von OTTO Market haben wir festgestellt, dass es beim Import von externen Belegen zu Problemen kommen kann – wenn die Schnittstelle nicht korrekt bedient wird.
Konkret möchten wir das Problem anhand der Gutschriften bzw. Rechnungskorrekturen von OTTO Market betrachten. Während für den Verkauf genau ein Beleg erstellt wird, unabhängig davon wie viele Artikelpositionen bestellt werden, erhält der Kunde für eine Retoure mehrere Belege, nämlich für jeden bestellten Artikel einen.
Was bedeutet das im Klartext:
Ein Kunde, der drei Artikel kauft, erhält eine Rechnung in voller Höhe. Retourniert der Kunde die Ware, erhält er drei separate Gutschriften. In Summe müssen die drei Gutschriftsbelege wieder den ursprünglichen Rechnungsbetrag ergeben.
Und genau an dieser Stelle passieren häufig Fehler: Durch eine falsche Bedienung und fehlerhafte Einstellungen in der Schnittstelle werden Belege falsch in der Buchhaltung erfasst. Bleiben solche Fehler unentdeckt, kann es im schlimmsten Falle sogar passieren, dass gemäß der Buchhaltung zu viel Steuern zurückgefordert werden.
Es ist also eminent wichtig als Onlinehändler seine Schnittstellen zu OTTO Market korrekt einzurichten. Nur so kann ein sicherer Verkauf über diesen Markplatz gewährleistet werden.
Wie unterstützen die Lösungen von dekodi bei dieser Thematik?
Da beim dekodi Nexus stets eine Betrags- und Vorzeichenprüfung bei der Zuordnung der Zahlung durchgeführt wird, ergibt sich für den Onlinehändler eine Art Sicherheitsmechanismus. Passt die Rückzahlung nicht zum Beleg, wird ein Warnhinweis ausgegeben und der Nutzer zur Prüfung und Korrektur aufgefordert. So hilft Ihnen dekodi Nexus stets dabei auch komplizierte Fälle innerhalb der Buchhaltung korrekt und effizient zu verbuchen.
Haben Sie Interesse an einer Automatisierungslösung für Ihr kaufmännisches Rechnungswesen im Onlinehandel? Dann kontaktieren Sie uns gerne! In unserer kostenlosen und unverbindlichen Erstberatung analysieren wir Ihre bislang eingesetzten Systeme, Schnittstellen, Datenquellen und Plattformen. Auf dieser Basis erhalten Sie von uns eine erste Einschätzung und Empfehlung für die weiteren Schritte.
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