Teil 1 von 2 – Buchhaltung für Onlinehändler

28. Juli 2020
Buchhaltung - Nexus - Digitalisierung

Wer A wie Amazon sagt, muss auch B wie Buchhaltung sagen

Oder: Wie Sie sich als Onlinehändler auf das Verkaufen konzentrieren können.

Das Leben als Onlinehändler könnte so schön sein. Ich umgebe mich mit Produkten, die mich begeistern. Ich entwerfe unwiderstehliche Angebote für meine Zielgruppe. Und mit meinem perfekten Service werde ich über Nacht zum Powerseller.

Zugegeben, in einem erfolgreichen E-Commerce steckt schon etwas mehr Arbeit. Aber vor allem ein Element aus der analogen Welt wird dabei allzu gerne vergessen: die gute alte Buchhaltung. Doch aufgepasst! Erfolgreiche Unternehmer betrachten die Buchhaltung als elementaren Bestandteil ihres Business und zwar nicht nur, um hohe Strafzahlungen und Ärger mit den Behörden zu vermeiden. Sondern vor allem deswegen, weil die betriebswirtschaftliche Auswertung der Finanzbuchhaltung eines der besten Mittel darstellt, um sich einen Überblick über die Ertragssituation zu verschaffen und das Unternehmen nachhaltig zu steuern.

In dem folgenden Zweiteiler geben wir Ihnen daher einige wichtige Tipps, wie Sie Ihre Buchhaltung durch die richtige Organisation und intelligente Digitalisierung effizient gestalten. Damit wieder mehr Zeit bleibt für das, was Ihnen wirklich Spaß macht: Erfolgreiches Verkaufen im Onlinehandel.

Teil 1:

Alles nur eine Frage der Organisation

Wir leben In einer Welt, in der man inzwischen sogar beim Bäcker eine Quittung bekommt. Egal, wie man darüber denkt – ohne Beleg geht es offensichtlich nicht. Und das gilt auch für die digitale Welt des E-Commerce. Am einfachsten funktioniert die Erstellung der Belege im Onlinehandel mit einem Shop- oder Warenwirtschaftssystem. Wichtig: Die Software muss die Belege unbedingt revisionssicher erzeugen, wenn sie vor den strengen Augen des Wirtschaftsprüfers Bestand haben soll.

Doch die Warenwirtschaft oder das Shop-System sind erst der Anfang. Wenn die Schnittstellen – also die Verbindungen zu den Folgesystemen, die Ihre Daten weiterverarbeiten – nicht richtig eingerichtet sind, werden viele zeitaufwändige Nacharbeiten erforderlich. Wer sich also mühselige und monotone Handarbeit ersparen möchte, sollte alle Schnittstellen einmal vollständig konfigurieren, damit danach alle System optimal funktionieren. Die Kundenbetreuung Ihres Software-Herstellers steht Ihnen hier gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Als Onlinehändler sollten Sie zudem genau prüfen, welche vertraglichen Vereinbarungen Sie mit Ihrem Steuerberater getroffen haben. Nur die detaillierte Festlegung aller W-Fragen

  • Wer
  • hat bis wann
  • welche Leistungen
  • in welchem Umfang zu erbringen?

 kann ärgerliche Missverständnisse vermeiden, die ansonsten richtig teuer für Sie werden können.

Besonderes Augenmerk gilt hier dem sogenannten Testat. Ein Beispiel:

„Den Jahresabschluss habe ich auf Grundlage der durch meinen Mandanten vorgelegten Buchführung und Dokumente sowie der von ihm erhaltenen Auskünfte erstellt. Die Prüfung der entsprechenden Buchführung, Dokumente und Posten des Jahresabschlusses waren nicht Teil meines Auftrags.“

Mit diesem Abschlussvermerk stellt sich Ihr Steuerberater nach getaner Arbeit frei und die gesamte Haftung geht auf Sie als Onlinehändler über. Denn die Buchhaltung birgt leider auch immer gewisse Risiken. Fehlen zum Beispiel wichtige Unterlagen, kann es zu Steuernachzahlungen aufgrund von Zuschätzungen kommen. Im schlimmsten Fall drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen wegen Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung.

Auch im E-Commerce sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse daher größten Wert darauf legen, dass Ihre Buchhaltung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht und perfekt organisiert ist.

Die Rolle des Steuerberaters

Aus unserer Sicht ist Ihr Steuerberater einer Ihrer wichtigsten Verbündeten – wenn er der Richtige für Sie ist Da der Onlinehandel eine eigene Welt ist, sollte sich Ihr Steuerberater sich darin auskennen und Ihre Sprache sprechen. Machen Sie doch beim ersten Kontakt einen kleinen Vokabeltest:

  • FBA?
  • PAN EU?
  • Lieferschwelle?
  • Ausländische Marktplatzsteuer?
  • Käuferkonflikt?

Wenn Ihr Gegenüber dabei nicht ins Stocken gerät, sitzen Sie gerade mit einem Ihrer wichtigsten Geschäftspartner zusammen. Im folgenden Vertrag ist dann exakt zu dokumentieren, welche Aufgaben Ihr Steuerberater übernimmt und wie die Arbeitsprozesse zwischen Ihnen ablaufen. Im Idealfall verfügen Sie am Ende über einen Leistungskatalog, der schwarz auf weiß alle Fragen beantwortet.

Grundsätzlich lassen sich drei Varianten der Zusammenarbeit unterscheiden:

  1. Ihr Steuerberater kümmert sich komplett um Ihre Buchhaltung. Er übernimmt sämtliche Tätigkeiten von der Abholung der Daten über die Lohn- und Finanzbuchhaltung bis hin zur Voranmeldung der Umsatzsteuer. Damit trägt Ihr Steuerberater auch das vollständige Haftungsrisiko. Klar, diese Variante ist die teuerste. Im Gegenzug erhalten Sie jedoch ein Rundum-Sorglos-Paket für Ihr E-Commerce Unternehmen.

  2. Als Onlinehändler erstellen Sie die Buchungen für Ihre Ausgangsrechnungen selbst. Dafür nutzen Sie beispielsweise Amazon oder PayPal und leiten die fertigen Datev-Dateien zu Ihren Rechnungen und Zahlungseingängen an Ihren Steuerberater weiter. Alle weiteren Vorgänge, wie das Verbuchen der Eingangsrechnungen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, übernimmt auch in diesem Fall dann wieder Ihre Steuerkanzlei. Der genaue Umfang ergibt sich über die bereits angesprochenen Vereinbarungen aus Ihrem Vertrag und dieser führt dann am Ende zu einem Testat mit den entsprechenden Einschränkungen.

  3. Sie übernehmen Ihre komplette Buchhaltung selbst. Das bedeutet, Sie tauchen selbst in eine sehr spannende, aber auch sehr komplexe Materie ein, oder Sie stellen eine ausgebildete Buchhalterin bzw. einen ausgebildeten Buchhalter ein. Egal wie: Sämtliche Tätigkeiten liegen bei Ihnen – wie auch die Haftung. Auf Ihren Steuerberater mit Affinität zum Onlinehandel können Sie dennoch nicht verzichten. Er bleibt kraft Gesetzes weiterhin zuständig für den Jahresabschluss und dessen Prüfung.


An dieser Stelle dürfte klar sein: E-Commerce geht nicht ohne Buchhaltung und Buchhaltung geht nicht ohne Steuerberater. Doch wer als Onlinehändler den richtigen Steuerberater gefunden hat und die jeweiligen Aufgaben der Zusammenarbeit klar definiert, hat bereits die erste Hälfte erledigt.

Die andere Hälfte ist die Auswahl und der richtige Umgang mit den geeigneten Systemen. Hilfreiche Tipps dazu erhalten Sie im zweiten Teil unseres Blogs, der am 14.08.2020 an dieser Stelle erscheint.

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