Referenzberichte
HS Nürnberg GmbH & Co. KG
Hochautomatisierte Lohn- und Finanzbuchhaltung
Die HS Nürnberg GmbH & Co. KG ist Franchisenehmer der Burger King Europe® GmbH und betreibt im Großraum Nürnberg-Fürth neun Burger King® Restaurants.
Bei der Lohn- und Finanzbuchhaltung setzt der Geschäftsführer Matthias Hartwig konsequent auf schlanke Strukturen. In der Zentrale in Nürnberg werden Belege nur noch eingescannt, vorerfasst und per Datev-Unternehmen-Online an die Steuerkanzlei übermittelt. Die Lohnabrechnung für die 450 überwiegend gewerblichen Arbeitnehmer erfolgt über die dekodi-Branchenlösung Antara für Burger King®: Die Steuerkanzlei liest die geleisteten Arbeitsstunden, einschl. Nacht- und Feiertagsstunden, Urlaubs- und Kranktage etc. der einzelnen Mitarbeiter vom Zeiterfassungs-System des Restaurants in den Antara-Konverter ein. Dort werden die Daten geprüft und – falls erforderlich – korrigiert. Anschließend werden die Daten an Datev Lohn & Gehalt übergeben. Auf die gleiche Art wird auch in der Finanzbuchhaltung verfahren: Die Kassendaten werden aus dem Restaurant in unseren Konverter eingelesen und weitgehend automatisch kontiert. Lediglich die Aufwandskonten für Petty-Cash-Buchungen müssen noch von Hand eingetragen werden. Auch hier wird eine Übergabedatei für Datev-Rewe-Pro erzeugt. Die Eingangsrechnungen des Hauptlieferanten Meyer-Quick-Services werden vollautomatisch verbucht. Der Antara-Konverter liest dabei die Daten direkt aus den Eingangsrechnungen, die im PDF-Format zur Verfügung stehen, aus und erzeugt wiederum Datev-Übergabedateien. Um die betriebswirtschaftliche Situation pro Restaurant exakt dar- stellen zu können, wird mit Kostenstellen gearbeitet. Ganz nebenbei reduzieren sich dabei die Kosten für den Jahresabschluss ganz erheblich. Matthias Hartwig ist von dieser Lösung begeistert: „Durch die hohe Automatisierung haben wir eine ganze Reihe von Vorteilen: Wir benötigen vor Ort keine Buchhaltungsfachkraft mehr. Im Vertretungsfall greifen wir auf die Ressourcen der Steuerkanzlei zurück. Durch den automatischen Belegfluss ist unsere Buchhaltung fast tagesaktuell, d. h. wir wissen jederzeit, wo unser Unternehmen steht. Und: Durch die hohe Automatisierung sparen wir sehr viel Zeit, z. B. bei der Lohnabrechnung. Früher haben wir dafür 2 bis 3 Tage benötigt. Heute ist das an einem Vormittag erledigt.“
Bei HS Nürnberg GmbH & Co. KG im Einsatz: Antara Konverter
www.bknuernberg.de
Petra Kunde Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH
Die eCommerce Spezialistin
Die Kanzlei Petra Kunde in Düsseldorf hat sich unter anderem auf Unternehmen spezialisiert, die im Online-Handel tätig sind. Frau Kunde und ihre acht MitarbeiterInnen betreuen die Mandanten ganzheitlich: Von der Beratung bei der Existenzgründung über die Erledigung der laufenden Buchhaltung bis zur Steuererklärung und dem Jahresabschluss reicht das Dienstleistungsportfolio. Der Online-Händler profitiert vor allem vom profunden Wissen der Kanzlei in allen Bereichen des digitalen Handels. Begriffe wie Multichannel- oder Cross-Selling, PayPal und Amazon sind keine Fremdwörter sondern Tagesgeschäft. Dadurch kann die Kanzlei die Mandanten auch betriebswirtschaftlich optimal beraten. Gerade in dem von sehr hohem Wettbewerbsdruck geprägten Onlinehandel ist das Wissen um die richtigen Produkte, die richtigen Vertriebskanäle und eine belastbare Kalkulation überlebenswichtig. Der Onlinehandel ist durchweg von hohem Belegaufkommen geprägt. Bis zu 20.000 Ausgangsrechnungen pro Monat sind keine Seltenheit. Um den Mandanten eine zeitnahe bis taggenaue Buchhaltung anbieten zu können, setzt Frau Kunde auf Nexus von dekodi zur Verbuchung der Ausgangsrechnungen aus verschiedenen Online-Plattformen (PayOne, Afterbuy, Amazon). Auch die Zahlungen aus PayPal und anderen Online-Zahlsystemen werden durch Nexus verbucht und an Datev-Rewe übergeben. Da die Kanzlei bundesweit tätig ist, werden Papierbelege eingescannt und per Datev-Programm Online an die Kanzlei übermittelt.
Bei Petra Kunde im Einsatz: Nexus
www.petra-kunde.de
patronenhandel.de
Taggenaue Buchhaltung mit Nexus
Der Internetshop patronenhandel.de vertreibt Tintenpatronen, Druckerzubehör, Toner und Etiketten. Der Verkauf erfolgt im eigenen Online-Shop und über Ebay. Die Abwicklung der Transaktionen erfolgt zentral über Afterbuy, eine der größten deutschen Mutlichannel-Selling-Plattformen in Deutschland. Bei 1500 bis 2000 Ausgangsrechnungen im Monat entsteht ein nicht unerheblicher Buchhaltungsaufwand. Da Afterbuy über keine Datev-Schnittstelle zum Export der Ausgangsrechnungen verfügt, mussten alle Geschäftsvorfälle von Hand in Lexware Financial Office erfasst werden. In Zusammenarbeit mit dekodi wurde die Buchhaltung Ende 2010 umgestellt. Mit Nexus werden die in Afterbuy erstellten Ausgangsrechnungen eingelesen und verbucht. Die PayPal-Kontoauszüge werden ebenfalls in Nexus eingelesen und verbucht. Die erzeugten Buchungen werden anschließend exportiert und in Datev-Rewe-Pro eingelesen. Über den dort integrierten Kontoauszugsmanager werden schließlich noch die regulären Bankkonten gebucht. „Früher“, so Frank Böckler von patronenhandel.de, „war eine Mitarbeiterin mehrere Stunden am Tag mit der Buchhaltung beschäftigt. Heute erledigen wir die Buchhaltung in weniger als 30 Minuten pro Tag. Aufgrund der besseren und genaueren Kontierung der Geschäftsvorfälle können wir unsere Buchhaltung viel leichter abstimmen. Dass unsere BWA viel aussagekräftiger geworden ist, versteht sich von selbst.“
Bei patronenhandel.de im Einsatz: Nexus
www.patronenhandel.de
Fischer & Funda Steuer- und Rechtsanwaltskanzlei
Große Mandanten entspannt buchen
Fischer & Funda ist eine seit Jahrzehnten in Vilshofen fest etablierte Steuerkanzlei. In den letzten Jahren hat Stephan Fischer, der die Kanzlei seit 2009 führt, auch einige mittelständische Unternehmen mit 50 bis 100 MitarbeiterInnen als Mandanten gewinnen können. Um das hohe Belegaufkommen sowohl im Lohn- als auch im Finanzbuchhaltungsbereich mit der 20 MitarbeiterInnen starken Belegschaft zu bewältigen, setzt die nach DIN EB ISO 9001 zertifizierte Kanzlei konsequent auf dekodi - Datenkonverter. Neben dem Universal Lohnkonverter zur automatischen Übernahme von Lohnbewegungsdaten kommen vor allem Individualkonverter zur Verbuchung von Ausgangsrechnungen zum Einsatz. So lassen sich auch größere Mandate ohne überbordenden Personaleinsatz bewältigen. Dank des vollelektronischen Datenflusses sind auch tagesaktuelle Finanzbuchhaltungen problemlos machbar.“
Für Fischer & Funda umgesetzt: Universal Lohnkonverter und Individualkonverter
www.stb-fischer-vof.de
Bäckerei Härdtner GmbH, Neckarsulm
1.000 auf einen Streich
Die Bäckerei Härdtner in Neckarsulm stellt seit über 30 Jahren Backwaren her. Das Unternehmen legt sehr viel Wert auf Qualität und traditionelles handwerkliches Können. So verzichtet man beispielsweise auf Fertigmischungen und setzt nach Möglichkeit auf regionale Produkte. Diese Philosophie hat über die Jahre zu einem konstanten Wachstums des Unternehmens geführt, das seine Produkte heute in rund 50 Filialen vertreibt und ca. 1.000 MitarbeiterInnen beschäftigt. Viele der MitarbeiterInnen sind gewerbliche Arbeitnehmer, die nach Stunden bezahlt werden. Dadurch ist die Zeit, die für die Lohnabrechnung bleibt, denkbar knapp. Um die Lohnabrechnung dennoch in wenigen Stunden zu bewältigen setzt Herr Hüter, der kaufmännische Leiter der Fa. Härdtner auf den dekodi Universal Lohnkonverter: Die Filialen melden täglich die geleisteten Stunden an die Zentrale. Dort werden Sie in entsprechenden Excel-Tabellen erfasst. Am Monatsende werden die Excel-Tabellen mit dem dekodi Universal Lohnkonverter in Übergabedateien von Datev Lohn & Gehalt umgewandelt. Dadurch erledigt der dekodi Universal Lohnkonverter mehrere tausend Erfassungsvorgänge in wenigen Minuten. Die gesamte Lohnabrechnung hat sich auf einen Vormittag reduziert. Herr Hüter ist auch nach zwei Jahren immer noch begeistert: „Durch die Flexibilität des Konverters konnten wir die bereits vorhandenen Excel-Tabellen einfach weiterverwenden. Die Software war in weniger als einem Tag installiert, geschult und eingeführt. Am meisten profitieren wir aber von der eingesparten Arbeitszeit. Gerade am Monatsende wird in der Buchhaltung jede Hand gebraucht.“
Bei der Bäckerei Härdtner GmbH im Einsatz: Universal Lohnkonverter
www.haerdtner.de
Braun + Partner Steuerberatungsgesellschaft, Bretzfeld
Volldienstleister für Factoring
Die Steuerkanzlei Braun + Partner ist eine renommierte Kanzlei mit rd. 20 Mitarbeitern in Bretzfeld, bei Heilbronn am Neckar.
Die Kanzlei bietet das klassische Dienstleistungs-portfolio einer Steuerkanzlei: Erstellung von Lohn- und Finanzbuchhaltungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen, sowie steuer- und betriebswirt-schaftliche Beratung. Rechtsberatung erfolgt durch die in der Kanzlei tätige Rechtsanwältin Susanne Ross. Frau Ross ist Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie Fachanwältin für Steuer-recht.
Ein großer Mandant (80 Mitarbeiter, Umsatz im zweistelligen Millionenbereich), hat sich dafür entschieden, seine Forderungen an eine Factoringgesellschaft zu verkaufen. Für die Kanzlei, die die Buchhaltung des Mandanten seit Jahren betreut, bedeutete diese Entscheidung eine organisatorische Herausforderung: Die offenen Posten sind täglich bis 14:00 Uhr an die Factoringgesellschaft zu melden. Hierzu wird eine elektronische OP-Liste, die auch die zugehörigen Belege als PDF-Dokument enthält, erstellt. Die Factoringgesellschaft wiederum meldet die angekauften offenen Posten ebenfalls elektronisch zurück. Um die monatlich sehr große Anzahl an Belegen zu bewältigen, wurde in Zusammenarbeit von Mandant, Kanzlei und dekodi eine praktikable Lösung erarbeitet: Die erzeugten Ausgangsrechnungen werden zusammen mit den entsprechenden PDF-Dokumenten nach dem Tagesabschluss auf einem Server des Mandanten bereitgestellt. Am nächsten Morgen liest die zuständige Mitarbeiterin der Kanzlei die Daten per FTP-Transfer in einen dekodi-Individualkonverter ein. Der Konverter prüft die Daten auf Plausibilität, erzeugt anschließend eine entsprechende Übergabedatei für die Factoringgesellschaft und überträgt diese, ebenfalls per FTP, auf deren Server. Die von der Factoringgesellschaft bereitgestellten Abrechnungsinformationen werden bei dieser Gelegenheit an die Kanzlei übergeben. Da der ganze Vorgang vollautomatisch abläuft, kann der von der Factoringgesellschaft vorgegebene Zeitrahmen ohne Schwierigkeiten eingehalten werden. Die Kanzlei ist durch diese Lösung zu einem wichtigen Partner des Mandanten geworden. Der Mandant wiederum kann sich auf die Fachkompetenz der Kanzlei Braun + Partner und die korrekte Abwicklung des Factoringprozesses verlassen.
Friedrich Braun bringt die Vorteile auf einen Punkt: „Entscheidend für uns ist, mit dekodi einen Partner zu haben, der nicht nur die Technologie zur Automatisierung der Finanz- und Lohnbuchhaltungen hat, sondern auch über das fachliche Hintergrundwissen zur Abbildung komplexer kaufmännischer Prozesse verfügt.“
Für Braun + Partner Steuerberatungsgesellschaft umgesetzt: Individualkonverter
www.braun-steuerberatung.de
IC Medical Vertriebsgesellschaft UG
Professionelle Debitoren-Sollstellung
IC Medical ist ein Spezialist in der Entwicklung und Herstellung von technischen Geräten und Zubehör für die Hygiene in Arztpraxen und Laboren. Die Hygienespezialisten aus dem württembergischen Winterbach entwickeln ihre Produkte im Unternehmen und produzieren vor Ort. Das 1996 gegründete Unternehmen baut auf klare Strukturen und Reaktionsschnelligkeit. Dafür haben die beiden Geschäftsführer Thomas Blumenschein und Andreas Grau ein gut gepflegtes Vertriebsnetzwerk europaweit geknüpft. Seit der Firmengründung wird die Warenwirtschaft PC-Kaufmann von Sage-KHK eingesetzt. Für eine digitale Übergabe der Ausgangsrechnungen an den Steuerberater, setzt IC-Medical hier auf eine dekodi-Individuallösung: Ausgehend vom PC-Kaufmann-Rechnungsexport werden Datev-kompatible Postversand-Dateien erzeugt. Diese enthalten nicht nur die Debitorensollstellungen, sondern auch die zugehörigen Kontenbeschriftungen. Die historisch gewachsenen Kunden-Nummern (Beginn bei 1) werden dabei von der dekodi-Lösung automatisch in den richtigen Nummernkreis für Debitoren verschoben. Andreas Grau, Geschäftsführer: „Durch die dekodi-Lösung sparen wir rund 5 Stunden pro Monat an Arbeitszeit in der Buchhaltung. Diese wertvolle Zeit können wir nun in anderen Bereichen nutzen. Unsere Steuerkanzlei ist ebenfalls begeistert: Die Ausgangsrechnungen können direkt nach Datev-Rewe übernommen werden, das mühsame Erfassen von Hand ist Vergangenheit. Ganz nebenbei konnten wir dadurch auch noch das monatliche Buchhaltungshonorar für unseren Steuerberater senken.“
Für IC Medical Vertriebsgeselschaft UG umgesetzt: Individualkonverter
www.icmadical.de
Verotex AG
Verbindung zwischen ERP und Finanzbuchhaltung mit dekodi-Softwarekomponenten
Die Verotex AG im fränkischen Stammbach ist ein führender Spezialist für Sonnen- und Sichtschutztextilien. Für die Abwicklung der Geschäftsprozesse setzt Verotex auf die ERP-Software des tschechischen Herstellers Regnum auf Basis der Standarddatenbank ORACLE. Die Finanzbuchhaltung wird mit SBS-Rewe 32 der Firma SBS aus Bretten durchgeführt. Dabei werden die Buchungssätze für die mit Regnum erstellten Ausgangsrechnungen automatisch an SBS-Rewe 32 übergeben.
Damit die Mitarbeiter bereits bei der Auftragserfassung einen aktuellen Stand über die Außenstände haben, mussten die offenen Posten aus SBS-Rewe 32 auch wieder nach Regnum übertragen werden. Da sowohl die Firma Regnum als auch dekodi auf Basis der Microsoft .NET Technologie entwickeln, konnte hier eine Softwarekomponente eingesetzt werden: Über eine dekodi-Komponente, die direkt in Regnum „verbaut“ wurde, können die offenen Posten auf Knopfdruck direkt aus SBS-Rewe abgerufen und in Regnum weiterverarbeitet werden. Ein Im- und Export von Dateien entfällt völlig. Die dekodi-Komponente regelt den Zugriff auf die SBS-Datenbank und enthält die gesamte Logik für die Zusammenstellung der OP-Liste. Die Abstimmung und Spezifikation erfolgte direkt zwischen Regnum und dekodi. Die Verotex AG musste dadurch keine Zeit für die Klärung von Details aufwenden.
Für Verotex AG umgesetzt: Schnittstellen-Objekte
www.verotex.de
