Ausgangssituation:
Eine Druckerei setzt ein Warenwirtschaftssystem ein und erstellt damit im Monat ca. 2.800 Ausgangsrechnungen. Die DATEV-Schnittstelle der Warenwirtschaft war fehlerhaft, zudem war der Hersteller auch noch insolvent. Nachdem die Warenwirtschaft an sich gut funktioniert, hat der Steuerberater seinem Mandanten vorgeschlagen, die Ausgangsrechnungen nach DATEV zu übernehmen.
Lösung:
Über einen Individualkonverter werden die Daten nun direkt aus der Warenwirtschaft ausgelesen, und in entsprechende Buchungssätze umgewandelt. Der Konverter führt intern einen Kontenstamm, so dass neue Kunden erkannt und die entsprechenden Kontenbeschriftungen automatisch an die DATEV-Software weitergegeben werden. Außerdem prüft der Konverter, ob die Nummern der Ausgangsrechnungen fortlaufend sind.
Der Steuerberater konnte seinem Mandanten zum einen die Anschaffung einer neuen Warenwirtschaft ersparen, zum anderen können die Ausgangsrechnungen nun mehrmals pro Woche übernommen werden, so dass die Steuerkanzlei auch das Mahnwesen für den Mandanten erledigt. Die Zeiteinsparung gegenüber der manuellen Verbuchung der Ausgangsrechnungen beträgt ca. 20 Stunden pro Monat.
- Umsetzungsdauer: 5 Tage
- Kosten: 1.250,00 € zzgl. MwSt.
- Nutzen: Arbeitszeiteinsparung 20 Stunden pro Monat, Buchhaltung ist 2-mal wöchentlich auf dem aktuellsten Stand
Der Konverter ist seit mehreren Jahren unverändert im Einsatz.
