Nexus -
der eCommerce - Datenkonverter
Der Internethandel nimmt mehr und mehr zu. Hinzu kommt noch eine Besonderheit: Der Handel ist i. d. R. international, was die Buchhaltung im Hinblick auf die Umsatzsteuer besonders anspruchsvoll macht. Die Anzahl der Geschäftsvorfälle und damit einhergehend die zu verbuchenden Belegvolumina kann schnell bei einigen tausend Rechnungen im Monat liegen. Nexus bietet die Möglichkeit die Buchhaltung in einem hohen Maß zu automatisieren. Das spart viel Zeit und Geld.
Nexus schafft Sicherheit und Transparenz
Nexus ist das Werkzeug für eine professionelle Verbuchung der Ausgangsrechnungen und Zahlungen im Onlinehandel.
Mit Hilfe von Nexus kann nicht nur eine GOB konforme (= Grundlagen ordnungsmäßiger Buchführung) Buchhaltung geschaffen werden. Nexus liefert auch einen Teil der für den Onlinehandel überlebenswichtigen Kalkulationsgrundlagen.
Nexus wird in Zusammenarbeit mit auf den Onlinehandel spezialisierten Steuerberater/innen laufend weiterentwickelt und laufend an die gesetzlichen Anforderungen angepasst.
Und so funktioniert Nexus (Erklärung für "nicht-Buchhalter")
Nexus liest alle Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge ein und verbucht diese so, dass jeder Zahlung aus PayPal oder Amazon die entsprechende Rechnung zugeordnet wird. Dabei werden Umsätze ja nach Land (Inland, EU, Drittland) und nach Steuersatz (0%, 7%, 19%) automatisch auf das richtige Konto gebucht. Gebühren und Fremdwährungen werden ebenfalls automatisch gebucht.
In unserem FILM wird mit einfachen Worten erklärt, wie Nexus funktioniert.
Jeder Zahlung wird die zugehörige Rechnung zugeordnet.
Zahlsysteme, die derzeit noch nicht direkt eingelesen werden können (z. B. Kreditkarten), können per Folgebuchung automatisiert werden.
Der Anwender muss i. d. R. nur noch einige nicht zuordenbare PayPal-Zahlungen korrigieren.
Nexus kann sowohl beim Onlinehändler als auch beim Steuerberater eingesetzt werden.
Der Nutzen
- Die Arbeitszeitersparnis mit Nexus beträgt bis zu 95%.
- Das Sortieren und Zusammensuchen von Rechnungen und Zahlungen durch den Händler ist nicht mehr erforderlich.
- Abrechnungsfehler, Doppelzahlungen etc. werden sicher erkannt
- Die Gebühren von Amazon und PayPal können rechnerisch geprüft werden.
- Die von Nexus erzeugten Buchungen entsprechen den GOB.
- Erlöse, Gutschriften und weiterberechnete Versandkosten können pro Plattform (z. B. EBay, Amazon, Rakuten, Yatego getrennt verbucht werden. Dadurch trägt Nexus zu hervorragenden Kalkulationsgrundlagen bei.
Und so funktioniert Nexus (Erklärung für Buchhalter)
Grundlage für die Verbuchung durch Nexus ist immer der Beleg in elektronischer Form.
OP-Buchhaltung
Nexus erzeugt eine OP-Buchhaltung, bei der jeder Zahlung die entsprechende Rechnung zugeordnet wird. Dabei wird grundsätzlich auf diverse OP-Konten gebucht (Diverse A, Diverse B … usw.). Groß- und Stammkunden können aber jederzeit auf ein jeweils eigenes OP-Konto gebucht werden.
Nexus erkennt anhand des Lieferlandes (Inland, EU, Drittland) und des Steuersatzes automatisch das richtige Erlöskonto (0%, 7%, 19%).
Über entsprechende Kontierregeln kann man die Erlöse zusätzlich nach der Internet-Plattform, über die die Bestellung eingegangen ist, nach Belegart (Rechnung, Gutschrift, weiterberechnete Versandkosten) und nach Artikelgruppe oder Artikel aufteilen.
Durch diese detaillierte Kontierung kann später eine aussagekräftige BWA erstellt werden. Außerdem liefert Nexus einen Teil der Grundlagen für eine Zuschlagskalkulation – überlebenswichtig im Onlinehandel.
Nexus im Überblick
Mehrmandanten- , Mehrbenutzer- und ASP-Fähigkeit
Nexus kann beliebig viele Mandanten (= Firmen) verwalten.
In jeder Firma kann zu einem Zeitpunkt ein Benutzer arbeiten.
Steuerkanzleien, die ihre EDV in das Datev-ASP-Rechenzentrum ausgelagert haben, können Nexus auch in dieser Umgebung problemlos einsetzen.
Unterstützte Selling-Plattformen
Afterbuy
Grundlage für die Verbuchung der Ausgangsrechnungen sind die von Afterbuy gelieferten Rechnungsdaten. Damit ist es im Hinblick auf die Buchhaltung unerheblich, welche Plattformen von Afterbuy verwaltet werden. Nexus kann jedoch jede von Afterbuy verwaltete Plattform separat kontieren (siehe unten).
Innerhalb eines Mandanten können mehrere Afterbuy-Accounts verwaltet werden.
Plentymarkets
Grundlage für die Verbuchung der Ausgangsrechnungen sind die von Plentymarkets gelieferten Rechnungsdaten. Damit es im Hinblick auf die Buchhaltung unerheblich, welche Plattformen von Plentymarkets verwaltet werden. Nexus kann jedoch jede von Plentymarkets verwaltete Plattform separat kontieren (siehe unten).
Innerhalb eines Mandanten können mehrere Plentymarkets-Accounts verwaltet werden.
PayOne
Nexus kann die von PayOne gelieferten Rechnungsdaten verbuchen.
Rechnungen in Fremdwährung werden automatisch zum Bundesbank-Wechselkurs umgerechnet und in Euro verbucht.
Innerhalb eines Mandanten können mehrere PayOne-Accounts verwaltet werden.
JTL (in Vorbereitung)
Geplanter Funktionsumfang in etwa wie Afterbuy und Plentymarkets.
Nexus wird laufend erweitert. Fragen Sie uns einfach 0911 / 310 429 – 10
Unterstützte Zahlsysteme
PayPal
Nexus verbucht ALLE auf einem PayPal-Kontoauszug aufgeführten Positionen. Dazu gehören Kundenzahlungen (gegen OP oder alleinstehend), Gebühren, Währungswechsel von und in Euro, Banktransfers und Lieferantenzahlungen. Außerdem führt Nexus eine rechnerische Prüfung des PayPal-Saldos durch.
Währungswechsel werden zusätzlich überwacht, d. h. es wird geprüft, ob sich der PayPal-Wechselkurs im vereinbarten Rahmen bewegt. (Grundlage ist der Bundesbankwechselkurs).
Jede Währung wird auf einem eigenen Konto geführt.
Folgende Währungen können überwacht und von/in Euro umgerechnet werden:
Bulgarische Lev, Dänische Kronen, Lettische Lats, Litauische Litas, Polnische Szloty, Schwedische Kronen, Tschechische Kronen, Ungarische Forint, Britische Pfund, Chinesische Renmimbi Yuan, Kanadische Dollar, Russische Rubel, Schweizer Franken, US-Dollars, Australische Dollar, Norwegische Kronen.
Amazon
Nexus verbucht alle auf einer Amazon-Abrechnung aufgeführten Positionen und bucht sowohl die Bezahlung der Rechnungen als auch die Gebühren. Abrechnungsposten mit Order-Bezug werden je nach Einstellung gegen den entsprechenden OP oder alleinstehend verbucht.
Nexus unterstützt Amazon FBA (Fullfillment).
Derzeit werden folgende Amazon-Plattformen (nur Seller-Central) unterstützt:
• Amazon.de
• Amazon.fr
• Amazon.co.uk
• Amazon.com
• Amazon.it
Zahlungen in Fremdwährungen (z. B. GBP bei Amazon.uk) auf Rechnungen in Euro werden automatisch in Euro umgerechnet.
Nexus führt außerdem eine rechnerische Prüfung der Amazon-Abrechnung durch.
Kreditkarten, Skrill etc.
Zahlungsarten, deren Abrechnungsdaten Nexus nicht direkt importieren kann, können mittels einer sog. Folgebuchung verbucht werden. Dabei wird die betreffende Rechnung sofort nach dem Einbuchen automatisch gegen ein entsprechendes Verrechnungskonto ausgeziffert.
Die Folgebuchungen zur indirekten Verbuchung von Zahlungsarten können derzeit nur für Afterbuy und Plentymarktes angelegt werden.
Erlös-, Gebühren- und Debitorenkonten
Alle von Nexus verwendeten Konten und Buchungsschlüssel sind frei einstellbar. Auf Knopfdruck können die Standardkonten des SKR03 bzw. SKR04, sowie Debitorenkonten automatisch angelegt werden.
Die zu bebuchenden Erlöskonten ermittelt Nexus anhand der Mehrwertsteuersätze einer Rechnung und dem jeweiligen Lieferland.
Je nach Sellingsystem kann Nexus die Umsatzerlöse zusätzlich auch nach Belegart (Rechnung/Gutschrift/weiterberechnete Versandkosten) und/oder nach Artikel- / Artikelgruppe verbuchen:
| Sellingsystem | Verbuchungung nach Belegart |
Verbuchung nach Artikel- /Artikelgruppe |
| Afterbuy |
Rechnung, Gutschrift, weiterberechnete Versandkosten |
Ja |
| PlentyMarkets |
Rechnung, Gutschrift, weiterberechnete Versandkosten |
Ja |
| PayOne | Rechnung, Gutschrift |
Nein |
Liefererschwellenüberschreitung / Lieferschwellenüberwachung
Nexus kann die Geschäftsvorfälle auch noch dann korrekt verbuchen, wenn für ein Land die Lieferschwelle überschritten wurde. In diesem Fall wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz an das Finanzbuchhaltungssystem mitübergeben. Der Stichtag für die Überschreitung der Lieferschwelle wird vom Benutzer festgelegt.In Verbindung mit Datev-Rewe-Pro kann Nexus auch ermitteln, wie weit die Lieferschwelle für ein bestimmtes Land bereits erreicht ist oder gar überschritten wurde.
Nachbearbeitung von Buchungen
Alle Buchungen können direkt in Nexus nachgearbeitet werden.DATEV-Export
Die von Nexus erzeugten Buchungen und Kontenbeschriftungen werden im Datev-Postversand-Format (KNE) oder im "neuen" Datev-Format (CVS) exportiert.
Teststellung / Schulung / Beratung
Buchhaltung ist komplex und vielschichtig. Wenn Sie Nexus kennenlernen möchten, gibt es hierzu zwei Möglichkeiten:
- Eine Online-Präsentation, in der Sie in ca. 30 Minuten einen Überblick über Nexus und die Möglichkeiten zur Buchhaltungsautomatisierung erhalten.
- Eine vierwöchige kostenlose Teststellung. Diese beinhaltet die Installation von Nexus per Fernwartung, sowie eine eingehende Schulung (je nach Umfang ca. 2 bis 4 Stunden), bei der Sie nicht nur Nexus im Detail kennenlernen, sondern bei der auch sehr viel Hintergrundwissen und Detailinformationen zur Buchhaltungsorganisation vermittelt wird. Die Schulung wird grundsätzlich per Fernwartung durchgeführt. Auf Wunsch kommen wir aber auch gerne zu Ihnen. Die Teststellung verpflichtet nicht zu einem späteren Kauf der Software und kann ganz einfach mündlich beauftragt werden. Der Teststellungszeitraum beginnt mit dem Tag der Einweisung durch dekodi. Die Kosten für Schulung und Einweisung werden nur im Falle eines Vertragsabschlusses fällig. Sollten Sie sich nach Ende der Teststellung nicht für eine weitere Nutzung von Nexus entscheiden, entstehen Ihnen keinerlei Kosten.
Darüber hinaus können wir Sie auch gerne zur Organisation der Buchhaltung insgesamt beraten. Diese Beratung umfasst auch Themen wie Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Digitales Belegwesen automatische Verbuchung von Bankkonten u. v. a. m.
Kosten
Nexus wird grundsätzlich im Rahmen einer monatlichen Vergütung, die sich nach der Anzahl der fehlerfrei erzeugten und exportierten Transaktionen richtet, bezahlt (sog. nutzenorientierte Vergütung).
Eine Transaktion umfasst dabei alle aus einer Rechnung bzw. Abrechnungsposition erzeugten Buchungen:
| Plattform | Eine Transaktion umfasst |
| Afterbuy, Plentymarkets | Eine Rechnung bzw. Gutschrift |
| Amazon | Alle eine Order-ID betreffenden Buchungen. Ist keine Order-ID angegeben, gilt jede Abrechnungszeile als eigene Transaktion. |
| PayPal | Buchungsposten, bestehend aus Gebühr und Umsatz |
Die Vergütung ist jeweils für den vorhergehenden Monat gemäß folgender Tabelle zu entrichten:
| Anzahl der pro Monat verarbeiteten und exportierten Transaktionen | Preis pro Transaktion in € |
| bis 999 | 0,06 € |
| 1.000 - 9.999 | 0,05 € |
| 10-000 - 99.999 | 0,04 € |
| ab 100.000 | 0,03 € |
Alternativ kann Nexus auch zum Festpreis von 350,00 € zzgl. MwSt. pro Mandant und Monat gemietet werden.
Festpreismiete und transaktionsbasierte Abrechnung können problemlos miteinander kombiniert werden.
Mit der monatlichen Vergütung sind alle Programmaktualisierungen (Updates/Upgrades) abgegolten.
Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt.
Anwender-Betreuung
Telefonische bzw. E-Mail-Anfragen zu Nexus sind kostenlos, sofern die jeweils gewünschte Information nicht aus unserer Dokumentation ersichtlich ist. Andernfalls behalten wir uns vor, die angefallene Arbeitszeit zu 2,25 € zzgl. MwSt. je angefangene Minute abzurechnen.
Systemvoraussetzungen
Nexus läuft auf jedem gängigen Windows-PC (ab Windows XP bzw. Windows 2003 Server). Voraussetzung ist das Microsoft .NET Framework 4 Client-Profile. Der Betrieb auf einem Windows-Terminal-Server ist problemlos möglich. Nexus kann ohne Einschränkungen in einer Datev-Umgebung und sogar in dem von Datev angebotenen Kanzlei-ASP betrieben werden.
Nexus kann über sog. Windows-Emulatoren auch auf Apple-Rechnern betrieben werden.
Was mich außerdem noch interessiert … (FAQ‘s)
Wie werden die „normalen“ Bankkonten verbucht?
Die Giro- und Kontokorrentkonten werden nicht in Nexus, sondern innerhalb der jeweiligen Finanzbuchhaltung verbucht. Moderne Finanzbuchhaltungssysteme verfügen heute über Systeme, die eine weitgehend automatische Verbuchung der Bankauszüge ermöglichen (z. B. „Datev-Kontoauszugsmanager“). Nexus erzeugt die Rechnungsbuchungen so, dass eine möglichst hohe Zuordnungsquote durch das automatische Kontiersystem erreicht werden kann.
Muss ich für Transaktionen bezahlen, deren Buchungen ich nachbearbeiten musste?
Nein. Nexus übermittelt nur die Transaktionen, die er selbst vollständig und fehlerfrei erzeugt hat.
Soll ich Nexus selbst betreiben oder meine Steuerkanzlei?
Nexus kann sowohl vom Onlinehändler als in der Steuerkanzlei betrieben werden.
Sollen die Lieferschwellen überwacht werden, muss Nexus so installiert werden, dass ein Zugriff auf die Datev-Programme möglich ist.
Hinsichtlich der richtigen Aufgabenteilung zwischen Mandant und Steuerkanzlei beraten wird Sie gerne. Steuerberater mit eCommerce-Erfahrung finden Sie hier.
Nexus - der Film
Hier erklären wir in einfachen Worten, wie eine Onlinehändler-Buchhaltung funktioniert. Der Film wurde extra für Buchhaltungslaien erstellt.
Der Film ist auch bei You Tube zu finden.
